Mieterhöhung Excel - Vorlage Kostenlos

1. Öffne das Blatt Mieterhöhungen und vergebe eine Vorgangs-ID, zum Beispiel MH-2026-001. Ergänze Mieter/in, Objektadresse und Stadt.
2. Trage die Wohnfläche, Mietbeginn, letzte Mieterhöhung und aktuelle Kaltmiete ein. Die Miete pro m² wird automatisch berechnet.
3. Übernimm aus dem maßgeblichen Mietspiegel das Minimum und Maximum pro m². Ermittle daraus die angestrebte Miete pro m².
4. Wähle bei der Kappungsgrenze 15 % oder 20 %. Das Blatt berechnet daraus die maximal zulässige Kaltmiete und vergleicht sie mit deinem Zielwert.
5. Prüfe frühestes Wirksamkeitsdatum und Zustimmung bis. Diese Felder sind Datumsangaben im Format TT.MM.JJJJ.
6. Lies Prüfergebnis und Status. Bei Überschreitung der Kappungsgrenze, einem Wert über dem Mietspiegel-Maximum oder einem zu niedrigen Zielwert erscheint eine Warnung.
7. Wechsle anschließend zu Übersicht (Bild 2), um Vorgänge, Status, Städte und geplante Erhöhungen gesammelt auszuwerten. Die Hinweise in Bild 3 erklären die rechtlichen Prüfpunkte.

Vom einzelnen Mietverhältnis bis zum kleinen Bestand

Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung braucht meist nur einen Vorgang, möchte aber trotzdem aktuelle Kaltmiete, Vergleichsmiete, Kappungsgrenze und Wirksamkeitsdatum sauber nebeneinander sehen. Bei 72 m² Wohnfläche und 900,00 € Kaltmiete ergibt sich eine aktuelle Miete von 12,50 € pro m². Ein Zielwert von 13,50 € führt zu 972,00 € und damit zu 72,00 € Mehrmiete im Monat.

Ein Kleinvermieter mit drei Wohnungen kann die Verfahren im selben Blatt führen. Die Vorgangs-ID verhindert, dass ein Schreiben für die Wohnung in Berlin mit dem Fall in München verwechselt wird. Die gelb hinterlegten Eingabefelder sind von den berechneten Spalten getrennt; Bild 1 zeigt diesen Aufbau von A bis V.

Wenn mehrere Erhöhungen gleichzeitig anstehen

Für eine WEG-Verwalterin oder einen Hausverwalter mit 30 Einheiten entsteht der Nutzen vor allem vor dem Versand mehrerer Mieterhöhungsverlangen. Das Blatt ist bis Zeile 111 vorbereitet. Die Übersicht zählt beispielsweise mit COUNTIF alle ausgefüllten Vorgangs-IDs und trennt plausible Fälle von Fällen mit Prüfbedarf.

Bei der Münchner Beispieldatei stehen 68 m², 1.240,00 € aktuelle Kaltmiete und 20,00 € als angestrebter Quadratmeterwert. Das Ziel von 1.360,00 € liegt über dem hinterlegten Mietspiegel-Maximum von 19,50 € pro m² und wird deshalb nicht als plausibel bewertet. Meine klare Position: Erst den örtlichen Mietspiegel sauber eintragen, dann die gewünschte Erhöhung berechnen lassen; nicht umgekehrt.

Der richtige Zeitpunkt

Typisch ist die Prüfung einige Wochen vor dem geplanten Versand. Nach einer Mieterhöhung zum 01.04.2026 trägst du nicht einfach ein neues Datum ein, sondern prüfst die Wartefrist und das früheste Wirksamkeitsdatum anhand des Mietverhältnisses. Die Vorlage organisiert diese Prüfung, ersetzt aber kein fertiges Mieterhöhungsverlangen.

Vergleichsmiete und Wartefrist

Eine Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete richtet sich nach § 558 BGB. Die letzte Erhöhung oder der Mietbeginn muss grundsätzlich mindestens 15 Monate zurückliegen, bevor die höhere Miete wirksam werden kann. Das Blatt Hinweise nennt diese Wartefrist ausdrücklich; im Blatt Mieterhöhungen stehen Mietbeginn, letzte Mieterhöhung und frühestes Wirksamkeitsdatum getrennt.

Die Zustimmung des Mieters muss innerhalb der gesetzlichen Zustimmungsfrist erfolgen. Im Beispiel mit 900,00 € aktueller Kaltmiete, 72 m² und einem Ziel von 972,00 € beträgt die Erhöhung 72,00 € beziehungsweise 8,00 %. Das ist eine Rechnung, aber noch keine rechtliche Freigabe: Der Mietspiegel und die formelle Begründung müssen zusätzlich passen.

Kappungsgrenze richtig hinterlegen

Nach § 558 Abs. 3 BGB darf sich die Miete innerhalb von drei Jahren grundsätzlich höchstens um 20 % erhöhen. In Gebieten mit abgesenkter Kappungsgrenze gelten 15 %. Die Datei bietet im Eingabefeld 15 % oder 20 % zur Auswahl. Bei 1.240,00 € Kaltmiete liegt die rechnerische Obergrenze bei 1.426,00 € mit 15 %; ein Ziel von 1.360,00 € bleibt darunter.

Die Kappungsgrenze ist nicht dasselbe wie die ortsübliche Vergleichsmiete. Entscheidend ist der niedrigere zulässige Wert. Genau deshalb vergleicht die Formel die angestrebte Kaltmiete sowohl mit Q, der Kappungsgrenze, als auch mit J und K, dem Mietspiegelbereich.

Form und Datenschutz

Das Mieterhöhungsverlangen muss begründet, in Textform erklärt und dem Mieter zugehen. Das Blatt Hinweise erinnert außerdem an Zugang, Fristen und Zustimmungserfordernisse. Personenbezogene Daten wie Name und Adresse sind nach der DSGVO zweckgebunden zu verarbeiten; die Beispieldaten in der Datei sind fiktiv.

Die Kappungsgrenze wird mit dem Mietspiegel verwechselt

Der teuerste Fehler ist oft kein Excel-Fehler, sondern ein falscher Grenzwert. Bei 900,00 € Kaltmiete erlaubt eine Kappungsgrenze von 15 % höchstens 1.035,00 €. Ein eingetragenes Ziel von 1.060,00 € erzeugt eine Überschreitung von 25,00 € monatlich. Selbst wenn der Mietspiegel diesen Betrag hergibt, ist die Rechnung damit nicht automatisch zulässig.

Umgekehrt kann ein Zielwert unter dem Mietspiegel-Minimum stehen. Das ist nicht zwingend eine unzulässige Erhöhung, aber die Vorlage bewertet den Wert als Unter Mietspiegel-Minimum. Ich würde diesen Hinweis nicht einfach überschreiben: Er zeigt, dass Eingabe, Vergleichswert oder Zielstrategie geprüft werden müssen.

Falsche Ausgangsdaten verteuern die Entscheidung

Wird statt 72 m² versehentlich 75 m² eingetragen, steigt ein Zielwert von 13,50 € pro m² von 972,00 € auf 1.012,50 €. Die Differenz von 40,50 € im Monat summiert sich auf 486,00 € im Jahr. Deshalb müssen Wohnfläche und aktuelle Kaltmiete aus den Vertragsunterlagen übernommen werden, nicht aus einer alten Notiz.

Ein weiterer Klassiker ist die Eingabe eines Mietspiegel-Maximums aus der falschen Stadt. Die Übersicht enthält Referenzwerte für zehn Städte, darunter Berlin 14,00 €, München 19,50 € und Hamburg 15,20 € pro m². Diese Werte sind Arbeitsmappe-Referenzen und ersetzen nicht den jeweils gültigen Mietspiegel mit seinen Merkmalen.

Ein plausibles Ergebnis ist keine Rechtsprüfung

Das Prüfergebnis arbeitet mit den eingetragenen Zahlen. Es prüft nicht automatisch Wohnlage, Baujahr, Ausstattung, Mietpreisbremse, Form des Schreibens oder Zugangsnachweis. Ein Vorgang kann daher rechnerisch Plausibel sein und trotzdem wegen einer fehlenden Begründung scheitern. Bild 3 weist genau auf diesen Haftungshinweis und die notwendige Einzelfallprüfung hin.

Ein fester Prüftermin pro Wohnung

Lege für jedes Mietverhältnis einen festen Termin nach dem Jahreswechsel oder vor der geplanten Bestandsaufnahme an. Bei zwei vermieteten Objekten reichen 30 Minuten pro Wohnung, wenn Mietvertrag, letzte Erhöhung und aktueller Mietspiegel bereits bereitliegen. Trage zuerst die Fakten ein und erst danach den Zielwert pro m².

• Prüfe Mietbeginn und letzte Mieterhöhung gegen das früheste Wirksamkeitsdatum.
• Übernimm Wohnfläche und aktuelle Kaltmiete aus der Vertragsakte.
• Speichere die Quelle und den Stand des Mietspiegels in der Bemerkung.
• Bearbeite nur gelb hinterlegte Eingaben; berechnete Felder bleiben unverändert.

Die Übersicht als Kontrollpunkt

Vor dem Versand gehst du in Bild 2 auf das Blatt Übersicht. Bei zehn Vorgängen kannst du dort beispielsweise sehen, ob acht als Plausibel und zwei als Prüfung erforderlich erscheinen. Die drei Diagramme helfen beim Überblick, sind aber keine zusätzliche Rechtsprüfung.

Für wiederkehrende Arbeit kopierst du die Datei für einen neuen Bestand, statt alte Vorgänge ungeprüft zu überschreiben. Nutze die Datenüberprüfung für Stadt und Kappungsgrenze konsequent; dadurch landet nicht versehentlich 18 % im Feld, das nur 15 % oder 20 % zulässt.

Wann Excel nicht mehr reicht

Bei 30 Einheiten bleibt die Datei gut handhabbar, solange eine Person sie pflegt und die Schreiben separat kontrolliert werden. Ab mehreren Eigentümern, vielen Fristen, automatischem Dokumentenversand oder umfangreicher Historie ist Hausverwaltungssoftware sinnvoller. Meine Grenze liegt bei etwa 50 parallel laufenden Vorgängen: Dann kostet die manuelle Kontrolle mehr Zeit, als die einfache Excel-Struktur spart.