Grundstücksanfragen Excel - Vorlage Kostenlos

1. Öffne das Blatt Anfragen und lege für jeden Vorgang eine eindeutige Anfrage-ID an, zum Beispiel GA-2026-004.
2. Trage Eingangsdatum, Interessent, Unternehmen, E-Mail, Telefon und Grundstücksstandort ein.
3. Ergänze Grundstücksfläche, gewünschte Nutzung, Budget, Finanzierungsstatus und Quelle. Die gelben Zellen sind für Eingaben vorgesehen.
4. Wähle Priorität, Status und zuständigen Mitarbeiter aus den vorhandenen Auswahllisten aus.
5. Pflege letzten und nächsten Kontakt. Das Blatt berechnet Tage offen, geschätzten Gesamtwert und Bearbeitungshinweis automatisch.
6. Prüfe im Dashboard die Kennzahlen. Über die Anfrage-ID in der Detailkarte kannst du einzelne Vorgänge anzeigen.
7. Lies vor der Bewertung das Blatt Anleitung; insbesondere Baurecht, Erschließung, Altlasten und Eigentumsverhältnisse musst du separat prüfen.

Für wen die Liste gedacht ist

Ein privater Grundstücksvermittler mit zehn Vorgängen, ein Projektentwickler mit 30 Interessenten oder ein Maklerteam mit mehreren Standorten braucht vor allem eine saubere Nachverfolgung. Im Blatt Anfragen stehen dafür 23 Spalten bereit: von Anfrage-ID und Eingangsdatum bis zu Kontakttermin, Grundstückswert je m² und Notizen.

Ein konkretes Beispiel zeigt den Nutzen: Für GA-2026-001 sind 850 m² in Berlin, ein Budget von 1.200.000 € und 1.350 € je m² eingetragen. Daraus berechnet die Datei automatisch 1.147.500 € geschätzten Gesamtwert. Das ist eine interne Orientierung, keine Verkehrswertermittlung.

Vom Eingang bis zur Besichtigung

Eine Anfrage kann über Website, Immobilienportal, Empfehlung, Telefon, E-Mail oder Messe eintreffen. Wähle die Quelle aus der Liste, setze die Priorität und ordne den Vorgang einem Mitarbeiter zu. Bei einem Vorgang mit Status Besichtigung geplant ist der nächste Kontakt wichtiger als eine lose Notiz im E-Mail-Postfach.

Bild 1 zeigt die Eingabetabelle mit den Feldern für Interessent, Unternehmen, Standort, Nutzung und Finanzierung. Die grau hinterlegten Spalten Tage offen, Geschätzter Gesamtwert und Bearbeitungshinweis sind Ausgaben der Formeln. Die gelben Bereiche bleiben für deine Eingaben.

Dashboard für die tägliche Auswahl

Bild 2 fasst die Lage zusammen: Gesamtzahl, aktive Vorgänge, erfolgreiche Abschlüsse, Erfolgsquote, durchschnittliches Budget, Gesamtfläche und Gesamtvolumen. Bei 6 Anfragen und 2 erfolgreichen Abschlüssen liegt die Erfolgsquote rechnerisch bei 33,3 %. Über die Anfrage-ID kannst du die Detailkarte nutzen, statt die gesamte Tabelle zu durchsuchen.

Die Excel-Liste ersetzt keine Grundstücksprüfung

Bei Grundstücksanfragen geht es nicht um eine automatische rechtliche Freigabe. Das Blatt Anleitung nennt ausdrücklich Baurecht, Erschließung, Altlasten, Bodenrichtwert, Eigentumsverhältnisse und weitere objektspezifische Risiken. Diese Punkte müssen vor einer verbindlichen Bewertung separat geprüft werden.

Für die baurechtliche Einordnung sind insbesondere Bebauungsplan, zulässige Nutzung, Geschossflächenzahl und Erschließungszustand relevant. Ein Grundstück mit 850 m² und der gewünschten Nutzung Wohnen ist deshalb nicht automatisch für ein Mehrfamilienhaus bebaubar. Genau hier ist eine getrennte Prüfung beim Bauamt sinnvoller als ein zusätzliches Freitextfeld in Excel.

Wertangaben richtig einordnen

Die Vorlage multipliziert lediglich Fläche und eingetragenen Wert je m². Bei 1.200 m² und 2.250 € je m² ergibt sich 2.700.000 €. Darin stecken weder Erwerbsnebenkosten noch Erschließung, Abriss, Altlasten oder Finanzierungskosten. Der Betrag ist eine Schätzung und ersetzt keine professionelle Verkehrswertermittlung.

Auch personenbezogene Angaben wie Name, E-Mail und Telefonnummer unterliegen der DSGVO. Nutze diese Daten nur für den zulässigen Geschäftszweck, beschränke den Zugriff und lösche oder anonymisiere sie, wenn kein sachlicher Aufbewahrungsgrund mehr besteht. Das ist wichtiger, als eine besonders umfangreiche Kontakthistorie aufzubauen.

Finanzierung nicht mit Kaufzusage verwechseln

Die Auswahl Finanzierungsstatus unterscheidet Eigenkapital, Finanzierung angefragt, Finanzierung bestätigt und Ungeklärt. Finanzierung bestätigt ist ein Bearbeitungshinweis, aber kein notarieller Kaufvertrag und keine verbindliche Zahlungszusage. Bis zur Prüfung von Grundbuch, Baurecht und Kaufvertragsbedingungen bleibt der Vorgang wirtschaftlich offen.

Ein fehlender Kontakttermin kostet Chancen

Der häufigste operative Fehler ist ein leerer Wert bei Nächster Kontakt. Die Vorlage kennzeichnet solche Vorgänge als Termin ausstehend. Bei einem Interessenten mit 1.200.000 € Budget kann ein übersehener Rückruf innerhalb von sieben Tagen über eine Besichtigung oder ein Angebot entscheiden.

Die Formel unterscheidet zwischen überfälligem Kontakt, Kontakt innerhalb der nächsten sieben Tage und später geplantem Termin. Ein Vorgang mit nächstem Kontakt am 05.10.2026 wird am 07.10.2026 als Kontakt überfällig angezeigt. Das ist keine automatische Erinnerung per E-Mail, sondern eine klare Arbeitsliste im Tabellenblatt.

Falsche Stammdaten verzerren die Auswertung

Wenn 850 statt 8500 m² eingetragen werden, fällt der geschätzte Wert bei 1.350 € je m² von 11.475.000 € auf 1.147.500 €. Ebenso verfälscht ein falscher Status die Erfolgsquote. Eine Anfrage mit Status Erfolgreich zählt nicht mehr als aktiv und wird bei Tage offen mit 0 geführt.

Auch die Auswahllisten solltest du nicht durch freie Schreibweisen umgehen. In Prüfung, Prüfung und in prüfung wären für eine Auswertung drei verschiedene Texte. Die vorhandenen Listen für Status, Priorität, Quelle und Nutzung verhindern genau diesen Fehler.

Schätzung und Verkehrswert auseinanderhalten

Die Multiplikation aus Fläche und Wert je m² ist praktisch für eine erste Sortierung, aber keine Bewertung nach ImmoWertV. Bei 620 m² und 1.450 € je m² entstehen 899.000 € Rechenwert; Altlasten, Dienstbarkeiten oder fehlende Erschließung können den tatsächlichen Wert erheblich verändern. Ich würde deshalb zuerst mit dem Rechenwert priorisieren und erst danach eine belastbare Bewertung beauftragen.

Ein fester Wochenrhythmus reicht oft aus

Lege einen festen Termin für die Nachbearbeitung fest, zum Beispiel montags um 9:00 Uhr und donnerstags um 16:00 Uhr. Öffne zuerst das Dashboard, prüfe hohe Prioritäten und bearbeite danach alle Vorgänge mit Kontakt überfällig oder Kontakt fällig. Bei 20 offenen Anfragen sind zwei Prüfungen pro Woche deutlich verlässlicher als eine ungeplante Monatsaktion.

Nach jedem Telefonat aktualisierst du Letzter Kontakt, Nächster Kontakt, Status und Notizen. Kopiere keine Zeile in eine zweite Liste: Die Tabelle Anfragen ist die zentrale Quelle, während das Dashboard die Werte daraus automatisch ausliest.

Saubere Eingaben dauerhaft sichern

• Vergib die Anfrage-ID fortlaufend, etwa GA-2026-001 bis GA-2026-100.
• Nutze die Auswahllisten statt eigener Statusbegriffe.
• Prüfe Flächen und Budgets gegen die erhaltene Anfrage, bevor du den Wert je m² einträgst.
• Setze bei jedem aktiven Vorgang einen nächsten Kontakttermin.

Bild 3 im Blatt Anleitung erinnert an diese Arbeitsweise und weist zusätzlich auf Datenschutz sowie Grundstücksprüfung hin. Für einen Vorgang mit 850 m², 1.350 € je m² und 1.200.000 € Budget kannst du so Rechenwert, Kaufinteresse und Bearbeitungsstand getrennt betrachten.

Wann Excel nicht mehr reicht

Die Datei ist für 100 vorbereitete Eingabezeilen ausgelegt. Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Änderungen vornehmen, E-Mails automatisch versendet, Dokumente versioniert oder mehr als 100 laufende Vorgänge revisionssicher bearbeitet werden müssen, ist eine Hausverwaltungs-, CRM- oder Maklersoftware sinnvoller. Bis dahin bleibt Excel die praktischere Lösung, weil du Felder, Listen und Kennzahlen direkt kontrollierst.