Eigentümerwechsel Excel - Vorlage Kostenlos

1. Öffne das Blatt Eigentümerwechsel und lege pro Mietverhältnis eine eigene Zeile an. Vergib eine fortlaufende Nummer und trage den vollständigen Namen des Mieters ein.
2. Ergänze Wohnung oder Adresse sowie den alten und neuen Eigentümer. Verwende die Bezeichnungen genau so, wie sie im Kaufvertrag oder in der Grundbuchabwicklung geführt werden.
3. Trage das Datum des Eigentumsübergangs im Format TT.MM.JJJJ ein. Bei einem Übergang am 05.01.2026 steht dort 05.01.2026.
4. Erfasse Kaltmiete und Kaution als Eurobeträge. Prüfe bei einem Beispiel mit 850,00 € Kaltmiete und 1.700,00 € Kaution, ob der Betrag mit deinen Unterlagen übereinstimmt.
5. Versende das Schreiben an den Mieter und notiere das Versanddatum. Die Frist-Tage-Spalte kannst du für deine interne Nachverfolgung verwenden; sie ersetzt keine gesetzliche Prüfung.
6. Setze Kaution übertragen auf Ja oder Nein und ergänze den Status sowie eine konkrete Bemerkung. Bei Nein sollte dort beispielsweise Kautionsübertrag ausstehend stehen.
7. Kontrolliere anschließend die Übersicht (Bild 2) und lies die Hinweise (Bild 3), bevor du die Datei speicherst oder an die nächste bearbeitende Person weitergibst.

Vom privaten Vermieter bis zur Hausverwaltung

Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung braucht die Vorlage meist rund um den Notar- und Übergabetermin. Bei einem Eigentumsübergang am 05.01.2026 trägt er den Mieter, die Adresse, den bisherigen Eigentümer und den neuen Eigentümer ein und vermerkt später, wann die Mitteilung tatsächlich verschickt wurde.

Für einen Kleinvermieter mit drei Mietwohnungen ist die Tabelle vor allem dann praktisch, wenn die Wohnungen auf unterschiedliche Käufer oder Eigentümer übergehen. Statt drei einzelne Notizen zu durchsuchen, stehen zum Beispiel 850,00 €, 1.120,00 € und 970,00 € Kaltmiete jeweils in einer eigenen Zeile.

Der richtige Zeitpunkt im laufenden Mietverhältnis

Bei einer Wohnungskaufabwicklung entsteht der Bedarf nicht erst bei der nächsten Nebenkostenabrechnung. Der Mieter muss wissen, an wen er sich künftig wegen Miete, Reparaturen und Vertragsthemen wenden kann. Deshalb gehören das Datum des Eigentumsübergangs und das Versanddatum des Schreibens getrennt in die Tabelle.

Das gilt auch für die WEG-Verwalterin, wenn ein Eigentümerwechsel in einer Wohnung mit sechs Parteien gemeldet wird. Sie braucht die Information für Eigentümerliste, Hausgeld und Einladungen zur Eigentümerversammlung; der Mieter braucht dagegen die Kontaktdaten des neuen Vermieters.

Was Bild 1 und Bild 2 zeigen

Bild 1 zeigt das Blatt Eigentümerwechsel mit den Spalten Nr., Mieter, Wohnung / Adresse, Alter Eigentümer, Neuer Eigentümer, Datum Eigentumsübergang, Kaltmiete (€), Kaution (€), Kaution übertragen, Schreiben versendet am, Frist (Tage), Status und Bemerkung. Bild 2 stellt die Fälle in einer kompakten Übersicht dar.

Bild 3 mit dem Blatt Hinweise ist für die Übergabe der Datei nützlich. Meine klare Position: Erfasse jeden Mieter einzeln, auch wenn derselbe neue Eigentümer fünf Wohnungen übernimmt. So bleibt die Kaution pro Mietverhältnis prüfbar und kein Schreiben wird versehentlich ausgelassen.

Der Mietvertrag läuft grundsätzlich weiter

Beim Verkauf einer vermieteten Wohnung gilt § 566 BGB: Kauf bricht nicht Miete. Der Erwerber tritt grundsätzlich in die Rechte und Pflichten aus dem bestehenden Mietvertrag ein. Ein Eigentümerwechsel beendet daher weder die vereinbarte Kaltmiete von 850,00 € noch die sonstigen Vertragsbedingungen automatisch.

Das Schreiben sollte den Mieter konkret über den neuen Vermieter informieren. Nenne den Namen beziehungsweise die Firma, die Anschrift, den Zeitpunkt des Eigentumsübergangs und – falls bereits festgelegt – das Konto, auf das die Miete künftig gezahlt werden soll. Eine bloße Nachricht mit dem Satz neuer Eigentümer genügt praktisch nicht.

Kaution und Zahlungsweg sauber trennen

Die Kaution bleibt an das Mietverhältnis gebunden. Nach § 566a BGB tritt der Erwerber grundsätzlich in die Rechte und Pflichten aus der Kautionsvereinbarung ein; die Verantwortung des bisherigen Vermieters kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen fortbestehen. Bei 1.700,00 € Kaution sollte deshalb nicht nur Kaution übertragen auf Ja gesetzt werden, sondern der tatsächliche Geld- oder Kontonachweis vorhanden sein.

Die Kaution darf nach § 551 BGB höchstens drei Nettokaltmieten betragen. Bei 850,00 € monatlicher Kaltmiete liegt dieser Höchstbetrag bei 2.550,00 €; der in der Vorlage eingetragene Betrag von 1.700,00 € liegt darunter. Das Excel-Blatt ist dabei ein Kontrollinstrument und kein Ersatz für die rechtlich erforderliche Abwicklung.

Frist und Datenschutz

Für das reine Mitteilungsschreiben zum Eigentümerwechsel nennt das BGB keine pauschale Frist von beispielsweise 14 Tagen. Die Spalte Frist (Tage) ist daher für deine interne Überwachung gedacht. Bei der Nebenkostenabrechnung gilt dagegen ausdrücklich die 12-Monats-Frist nach § 556 Abs. 3 BGB; diese Frist darfst du nicht mit dem Versand der Eigentümermitteilung verwechseln.

Speichere Mieternamen, Adressen und Kautionsbeträge nach den Grundsätzen der DSGVO. Beschränke den Zugriff auf die Personen, die den Eigentümerwechsel bearbeiten, und lösche oder archiviere Daten nach deiner dokumentierten Aufbewahrungsroutine. Für die Zahlung ab dem Übergabetag ist außerdem wichtig, dass der Mieter nur eine eindeutig mitgeteilte Bankverbindung verwendet.

For payment from the handover date, the tenant should use only the clearly communicated account details, and any missed transfer can be followed up with a rent reminder.

Ein falsches Datum erzeugt unnötige Rückfragen

Der häufigste operative Fehler ist die Vermischung von Kaufvertragsdatum, Grundbuchumschreibung und wirtschaftlichem Übergang. Steht im Schreiben 05.01.2026, obwohl die Miete erst ab 01.02.2026 an den neuen Eigentümer gehen soll, kann der Mieter 850,00 € an die falsche Stelle überweisen. In der Tabelle gehören deshalb Datum Eigentumsübergang und Schreiben versendet am in getrennte Spalten.

Ein zweiter Fehler ist eine unvollständige Adresse. Bei zwei Wohnungen in derselben Straße reicht der Name des Mieters nicht aus. Trage die konkrete Wohnung beziehungsweise Adresse ein; sonst kann die Kaution von 1.700,00 € versehentlich dem falschen Mietverhältnis zugeordnet werden.

Die Kaution wird nur behauptet, nicht belegt

In der Praxis steht schnell Kaution übertragen: Ja in der Liste, obwohl nur eine E-Mail zwischen altem und neuem Eigentümer existiert. Bei drei Wohnungen mit jeweils 1.700,00 €, 2.240,00 € und 1.940,00 € geht es bereits um 5.880,00 €. Fehlt ein Betrag oder der Nachweis, kostet die spätere Rekonstruktion mehrere Stunden und belastet das Verhältnis zum Mieter.

Meine klare Empfehlung: Setze Ja erst, wenn Betrag und Übergabedatum anhand der Unterlagen geprüft sind. Bis dahin ist Nein mit einer Bemerkung wie Kautionsübertrag ausstehend ehrlicher und für die Übergabe an den neuen Eigentümer brauchbarer.

Ein Schreiben ohne klare Absenderdaten

Ein weiterer Fehler ist ein formell und praktisch unbrauchbares Schreiben: neuer Eigentümer ohne vollständige Anschrift, kein Ansprechpartner und keine klare Aussage zum Mietkonto. Der Mieter weiß dann zwar, dass verkauft wurde, aber nicht, wohin die nächste Monatsmiete von 1.120,00 € gehen soll.

Auch ein frei erfundenes Versanddatum schadet. Wenn die Datei am 10.01.2026 versendet wurde, muss genau dieses Datum eingetragen werden; ein später eingetragenes Datum verfälscht die interne Dokumentation. Die Spalte Status sollte nicht pauschal erledigt heißen, sondern etwa Schreiben fristgerecht versendet oder Rückmeldung offen.

Vermeide außerdem, Verwaltungskosten oder Instandhaltungskosten aus dem Eigentümerwechsel einfach über die nächste Betriebskostenabrechnung weiterzugeben. Der Eigentümerwechsel ändert den bestehenden Umlageschlüssel nicht und macht nicht umlagefähige Kosten nach § 2 BetrKV nicht plötzlich zu Betriebskosten.

Ein fester Ablauf rund um den Übergabetermin

Lege für jeden Eigentümerwechsel einen festen Prüftermin am Tag des wirtschaftlichen Übergangs und einen zweiten Termin drei Werktage später an. Am ersten Termin vergleichst du Mietvertrag, Kautionskonto und Zahlungsdaten; am zweiten prüfst du, ob das Schreiben wirklich versendet wurde und ob der Status in Bild 1 aktuell ist.

Bei zwei vermieteten Objekten reicht eine monatliche Kontrolle der Tabelle. Bei einer Hausverwaltung mit 30 Einheiten solltest du dagegen nach jedem Eigentümerwechsel sofort eine Zeile ergänzen, statt die Fälle bis zur nächsten Eigentümerversammlung zu sammeln.

Die Datei als Übergabeprotokoll für Verwaltungsaufgaben

Nutze die Spalte Bemerkung für genau eine offene Aufgabe, nicht für lange Gesprächsnotizen. Ein Eintrag wie Kaution 2.240,00 € noch nicht bestätigt ist besser als erledigen, weil der nächste Bearbeiter sofort weiß, welcher Betrag fehlt.

• Speichere nach jedem abgeschlossenen Fall eine Version mit Datum im Dateinamen.
• Filtere vor der monatlichen Kontrolle nach Kaution übertragen = Nein.
• Prüfe Status und Schreiben versendet am gemeinsam, damit kein Versand ohne Nachweis bleibt.
• Vergleiche die Übersicht (Bild 2) mit den Unterlagen des alten Eigentümers.

Die gelbe Eingabefarbe hilft bei der Datenerfassung. Für wiederkehrende Namen und Statuswerte empfehle ich eine einheitliche Schreibweise; unterschiedliche Varianten wie Ja, ja und übertragen erschweren spätere Filter.

Wann Excel nicht mehr genügt

Bei drei Wohnungen ist diese Vorlage meist übersichtlicher als eine umfangreiche Hausverwaltungssoftware. Ab etwa 30 Einheiten, mehreren Bearbeitern oder parallelen Eigentümerwechseln brauchst du jedoch Rechteverwaltung, Protokollierung, automatische Schreiben und eine belastbare DSGVO-Lösung. Dann ist der Wechsel auf Software sinnvoll, weil eine Excel-Datei mit 30 Zeilen zwar funktioniert, aber bei 30 Bearbeitern und zahlreichen Kautionsbewegungen schnell unkontrollierbar wird.