Mietkaution Excel - Vorlage Kostenlos

1. Öffne das Blatt Hinweise und lies zuerst die Arbeitsweise sowie die organisatorischen Grenzen der Datei.
2. Lege im Blatt Kautionsforderungen pro Fall eine Vorgangs-ID an, zum Beispiel KF-2026-001, und erfasse Mietername, Objektadresse, Stadt, Vertragsbeginn und Einzugsdatum.
3. Trage Kautionsart, Kaltmiete, vereinbarte Kaution und bereits gezahlte Beträge ein. Das Feld Offener Betrag wird automatisch berechnet.
4. Setze Zahlungsziel, letzte Aufforderung, Anzahl der Aufforderungen und den Zahlungsstatus. Nutze die vorhandenen Auswahllisten für Barkaution, Überweisung, Bankbürgschaft sowie die Statuswerte.
5. Erfasse bei einer Vereinbarung Ratenzahlung, monatliche Rate und nächste Fälligkeit. Ergänze Zahlungseingänge, Mahnkosten und angerechnete Beträge zeitnah.
6. Prüfe im Blatt Übersicht offene Kautionssummen, überfällige Vorgänge, Prioritäten und die drei Diagramme. Nutze die Hinweise zur Dokumentation und zum Datenschutz.

Vom einzelnen Mietverhältnis bis zum kleinen Bestand

Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung braucht die Vorlage meist beim Einzug, wenn die vereinbarte Kaution nicht vollständig eingeht. Bei einer Kaltmiete von 980,00 € und einer Kaution von 2.940,00 € zeigt das Beispiel in Bild 1 bei 0,00 € Zahlung einen offenen Betrag von 2.940,00 €.

Für einen Kleinvermieter mit drei Mietwohnungen ist entscheidend, dass nicht jede Forderung in einer eigenen Datei verschwindet. Die Spalten Mietername, Objektadresse, Stadt, Zahlungsziel und Verantwortliche Person halten die Vorgänge zusammen, während SUM und COUNTIF in der Übersicht die offenen Fälle auswerten.

Wann die Erfassung gebraucht wird

Der typische Zeitpunkt ist der Mietbeginn oder der vereinbarte Zahlungstermin. Ein Vermieter kann etwa am 28.07.2026 ein Zahlungsziel setzen und am 07.08.2026 die letzte Aufforderung eintragen. Die Vorlage berechnet daraus die überfälligen Tage, wenn weiterhin ein offener Betrag besteht.

Bei einer Barkaution von 4.350,00 €, von der 2.000,00 € eingegangen sind, bleiben 2.350,00 € offen. Gerade bei mehreren Wohnungen ist diese Trennung besser als eine handschriftliche Liste: Zahlung, Aufforderung und Ratenvereinbarung stehen am selben Vorgang.

Was die Bilder zeigen

Bild 1 zeigt die gefilterte Haupttabelle mit eingefrorener Kopfzeile und 100 vorbereiteten Erfassungszeilen. Bild 2 bündelt die Kennzahlen und Diagramme. Bild 3 erklärt die drei Arbeitsblätter und weist darauf hin, dass die Eskalationsstufen nur der internen Organisation dienen.

Höhe und Zahlungsweise der Kaution

Nach § 551 BGB darf die Kaution bei Wohnraum höchstens drei Nettokaltmieten betragen. Bei 980,00 € Kaltmiete sind das maximal 2.940,00 €. Der Mieter darf eine Geldkaution grundsätzlich in drei gleichen monatlichen Teilzahlungen leisten; die erste Teilzahlung ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig.

Die Excel-Datei dokumentiert Beträge und Termine, entscheidet aber nicht automatisch, ob eine Forderung rechtlich durchsetzbar ist. Eine Bankbürgschaft ist anders zu behandeln als eine Überweisung oder Barkaution; deshalb gibt es im Feld Kautionsart die Auswahl Barkaution, Überweisung und Bankbürgschaft.

Nachweis, Fälligkeit und Verzug

Für eine Aufforderung solltest Du Mietvertrag, vereinbarte Kautionshöhe, Zahlungseingänge und den Zugang des Schreibens nachvollziehbar ablegen. Ein Zahlungsziel in der Tabelle ersetzt keine rechtliche Prüfung der konkreten Fälligkeit und begründet nicht automatisch Verzug.

Die Spalten Zahlungsziel, Letzte Aufforderung und Anzahl Aufforderungen bilden den Ablauf ab. Bei 2.940,00 € Forderung und 15,00 € eingetragenen Mahnkosten weist die Tabelle 2.955,00 € als Gesamtforderung aus, sofern keine 0,00 € angerechneten Beträge hinterlegt sind.

Datenschutz und getrennte Kautionsanlage

Mieternamen, Adressen und Zahlungsdaten sind personenbezogene Daten. Verarbeite sie zweckgebunden nach der DSGVO, beschränke den Zugriff und lösche oder archiviere Daten nach den geltenden Aufbewahrungspflichten. Die Datei ersetzt weder die getrennte Anlage einer Geldkaution noch die Prüfung von BGB, Mietvertrag und aktueller Rechtslage.

Die Kaution wird mit der falschen Grundlage gefordert

Der häufigste teure Fehler ist eine Forderung oberhalb von drei Nettokaltmieten. Bei 1.450,00 € Kaltmiete wären 4.350,00 € die gesetzliche Obergrenze. Im Beispieldatensatz sind genau 4.350,00 € vereinbart, aber 2.000,00 € gezahlt; der offene Betrag beträgt deshalb 2.350,00 € und nicht die volle Kaution.

Ebenso problematisch ist eine Forderung, obwohl bereits eine Bankbürgschaft besteht oder Zahlungen nicht verbucht wurden. Wenn Du 500,00 € Eingang übersiehst, verlangst Du 500,00 € zu viel und riskierst unnötigen Schriftverkehr.

Unklare Aufforderungen kosten Zeit

Fehlen Vertragsbezug, Betrag, Zahlungsziel oder ein nachvollziehbarer Zahlungsnachweis, muss der Vorgang häufig nachgebessert werden. Die Tabelle speichert zwar Letzte Aufforderung und Anzahl Aufforderungen, aber kein Schreiben und keinen Zustellnachweis. Diese Unterlagen musst Du separat geordnet ablegen.

Auch Mahnkosten dürfen nicht einfach pauschal als Einnahme angesetzt werden. In der Spalte Mahnkosten kannst Du 15,00 € erfassen; ob und in welcher Höhe diese Kosten verlangt werden dürfen, hängt vom konkreten Zahlungsverzug und dem nachweisbaren Aufwand ab.

Automatische Eskalation nicht mit Rechtsentscheidung verwechseln

Nach mehr als 14 überfälligen Tagen zeigt die Formel die 2. Mahnung, nach mehr als 30 Tagen rechtliche Prüfung. Das ist eine interne Priorisierung, keine automatische Aussage über Verzug, Klageaussicht oder Kündigungsrecht. Genau deshalb weist das Blatt Hinweise ausdrücklich auf die Grenzen der Arbeitsmappe hin.

Ein fester Ablauf nach jedem Einzug

Lege den Vorgang am Tag der Schlüsselübergabe an und prüfe ihn nach jedem Zahlungseingang. Bei einer vereinbarten Kaution von 3.600,00 € und drei Monatsraten zu 1.200,00 € trägst Du jede Zahlung unmittelbar ein; dadurch bleibt der offene Betrag nach der ersten Rate bei 2.400,00 €.

Kopiere nicht die gesamte Arbeitsmappe für jeden Mieter. Führe alle Fälle im Blatt Kautionsforderungen und nutze Vorgangs-ID, Objektadresse und Verantwortliche Person zur Zuordnung. So kann die Übersicht offene Forderungen für mehrere Wohnungen zusammenfassen.

Wöchentliche Kontrolle statt Jahreschaos

• Prüfe einmal pro Woche Zahlungsziele und das Feld Tage überfällig.
• Vergleiche Kontoauszüge mit Bereits gezahlt und Letzte Zahlung.
• Aktualisiere bei jeder Kommunikation Letzte Aufforderung, Anzahl Aufforderungen und Notizen.
• Kontrolliere Ratenvereinbarungen am nächsten Fälligkeitstermin.

Die Auswahllisten verhindern Schreibvarianten bei Zahlungsstatus und Ratenzahlung. Bedingte Formatierungen markieren in der Haupttabelle relevante Zustände; die Übersicht liefert zusätzlich mit AVERAGE, SUMIF und COUNTIF eine schnelle Kontrollsicht.

Wann eine Software sinnvoller ist

Bei 100 vorbereiteten Vorgängen ist die Datei für einen privaten Vermieter oder kleinen Bestand überschaubar. Sobald mehrere Personen gleichzeitig Zahlungen bearbeiten, Schreiben automatisch erzeugt werden müssen oder Fristen revisionssicher protokolliert werden sollen, ist eine Hausverwaltungssoftware die bessere Wahl. Die Excel-Datei bleibt dann als einfache Kontrollliste sinnvoll, aber nicht als alleinige Akte.