Antrag Renovierungskosten Excel - Vorlage Kostenlos

1. Öffne das Blatt Antrag & Kosten und fülle die gelben Eingabefelder für Antrag-Nr., Antragsdatum, Antragsteller, Vermieter oder Hausverwaltung und Mietobjekt aus.
2. Trage Mietvertragsbeginn, Ausführungszeitraum, Begründung und gegebenenfalls die IBAN für die Erstattung ein. Setze den Status zunächst auf Entwurf.
3. Erfasse ab Zeile 19 jede Renovierungsmaßnahme mit Raum, Mangel, Dienstleister, Angebot und geplanten Terminen.
4. Gib Materialkosten netto, Arbeitskosten netto, sonstige Kosten netto und den Umsatzsteuersatz ein. Ergänze Eigenleistungsstunden und Nachweise wie Angebot, Rechnung oder Fotos.
5. Prüfe im Blatt Lieferanten & Sätze Angebotspreise, Standard-Stundensätze und das Gültigkeitsdatum. Ein abgelaufenes Angebot solltest du vor der Einreichung aktualisieren.
6. Kontrolliere im Blatt Übersicht Gesamtkosten, Zuschuss, Eigenanteil, fehlende Nachweise und die Kostenverteilung. Bild 3 zeigt diese Kennzahlen und die drei Diagramme.
7. Lies die Hinweise im Blatt Anleitung, speichere die ausgefüllte Datei als PDF und setze den Status nach der Abgabe auf Eingereicht.

Ein formloser Antrag auf Renovierungskosten entsteht meistens vor Beginn einer Maßnahme: Ein Mieter beantragt eine Kostenübernahme, ein Vermieter dokumentiert notwendige Arbeiten oder eine Hausverwaltung legt einem Eigentümer die geplanten Ausgaben vor. Die Datei passt besonders zu einem privaten Vermieter mit einer Wohnung, einem Kleinvermieter mit drei Mietwohnungen oder einer Hausverwaltung, die mehrere Angebote vergleichen muss.

Bild 1 zeigt das Blatt Antrag & Kosten mit dem Kopfbereich für Antrag-Nr., Datum, Antragsteller, Adresse und Mietobjekt. Im Beispiel steht dort ein Antrag vom 12.03.2026 für die Friedrichstraße 120 in Berlin, mit einem Ausführungszeitraum vom 01.04.2026 bis 30.06.2026. Genau diese Angaben brauchst du, bevor du Kostenpositionen sinnvoll bewerten kannst.

Die Kosten entstehen nicht nur auf der Rechnung

In den Zeilen 19 bis 118 trennst du Material, Arbeitskosten und sonstige Kosten. Bei einer Renovierung mit 1.235,00 € Material netto, 2.480,00 € Arbeitskosten netto und 19 % Umsatzsteuer ergeben sich 4.421,85 € brutto. Eigenleistung wird zusätzlich über Stunden und Stundensatz erfasst, damit der Aufwand nicht unsichtbar bleibt.

Ein konkretes Beispiel: In einem Mehrfamilienhaus soll eine 72 m² große Wohnung nach einem Mieterwechsel gestrichen, der Boden erneuert und eine beschädigte Tür repariert werden. Drei Angebote über 1.235,00 €, 1.480,00 € und 1.870,00 € lassen sich im Blatt Lieferanten & Sätze nebeneinander dokumentieren. Meine klare Empfehlung: Beschreibe den Mangel sachlich und füge das günstigste technisch gleichwertige Angebot bei, statt nur einen pauschalen Gesamtbetrag zu nennen.

Wann du die Datei öffnest

Der beste Zeitpunkt ist vor der Beauftragung. Nach Abschluss ergänzt du Rechnungen, Fotos und Zahlungsnachweise; bei einer jährlichen Verwaltung kannst du den Antrag an den Mieterwechsel, die Wohnungsabnahme oder die Eigentümerversammlung koppeln. Bild 2 zeigt das Lieferantenblatt mit Gewerk, Angebotspreis netto, Standard-Stundensatz, Bewertung und Gültig-bis-Datum.

Die Excel-Datei ist eine Dokumentationshilfe und keine Genehmigung. Entscheidend ist, ob die Kosten aus dem Mietvertrag, einer Modernisierungsvereinbarung, einer Förderbedingung oder einer Regelung der WEG folgen. Das Blatt Anleitung weist deshalb ausdrücklich auf BGB, Mietvertrag, Modernisierungsvereinbarung und gegebenenfalls WEG-Regelungen hin.

Bei Wohnraummiete musst du Instandhaltung und Modernisierung sauber trennen. Notwendige Instandsetzung ist grundsätzlich Sache des Vermieters; Verwaltung, Rücklagen und gewöhnliche Reparaturen gehören nicht als Betriebskosten in eine Nebenkostenabrechnung. Eine Modernisierung kann nach § 559 BGB grundsätzlich mit 8 % der auf die Wohnung entfallenden Kosten pro Jahr umgelegt werden, wobei weitere gesetzliche Begrenzungen gelten.

Belege und Vereinbarungen vor dem Start

Ein formloser Antrag ersetzt keine Zustimmung, wenn eine Zustimmung erforderlich ist. Lass geplante Arbeiten und Kostentragung vor Beginn schriftlich festhalten. Bei 8.000,00 € anrechenbaren Modernisierungskosten wären 8 % = 640,00 € jährlich, also rund 53,33 € monatlich; die tatsächliche Erhöhung hängt aber von den gesetzlichen Voraussetzungen und Grenzen ab.

Bei einer WEG darfst du Gemeinschaftseigentum nicht wie eine reine Wohnungsrenovierung behandeln. Arbeiten an Fassade, Leitungen oder Fenstern können Beschlüsse, den Wirtschaftsplan oder die Jahresabrechnung betreffen. Im Antrag solltest du deshalb angeben, ob nur das Sondereigentum betroffen ist oder Gemeinschaftseigentum berührt wird.

Datenschutz und Nachweise

Die Datei enthält möglicherweise Namen, Adressen, IBAN und Mietdaten. Nach Art. 6 DSGVO brauchst du eine passende Rechtsgrundlage, solltest Zugriffe begrenzen und Unterlagen nicht länger als erforderlich aufbewahren. Meine Position: Speichere Rechnungen und Fotos getrennt vom Antrag, wenn sie für die Prüfung nicht dauerhaft in derselben Datei liegen müssen.

Der teuerste Fehler ist ein Antrag, der nur Renovierung 5.000 € nennt. Ohne Raum, Mangel, Angebot und Nachweis kann die prüfende Stelle die Ausgabe zurückweisen oder Rückfragen stellen. Bei drei Gewerken und je zwei Rückfragen kostet das schnell einen halben Arbeitstag Verwaltung; bei 30 Einheiten summiert sich dieser Aufwand spürbar.

Falsche Kosten und fehlende Nachweise

Im Blatt Antrag & Kosten werden Material, Arbeit und sonstige Kosten getrennt erfasst. Wenn du 1.000,00 € Material netto und 2.000,00 € Arbeitskosten netto versehentlich als Bruttobeträge eingibst und zusätzlich 19 % Umsatzsteuer berechnen lässt, weist die Datei 3.570,00 € statt 3.000,00 € aus. Prüfe deshalb immer, ob das Angebot netto oder brutto vorliegt.

Ein weiterer Fehler ist eine unklare Zuordnung des Zuschusses. Bei 4.500,00 € Gesamtkosten und 3.000,00 € beantragtem Zuschuss beträgt der Eigenanteil 1.500,00 €. Die Übersicht berechnet diese Differenz automatisch; sie ersetzt aber nicht die Prüfung, ob der Zuschuss tatsächlich für jede einzelne Kostenart zulässig ist.

Abgelaufene Angebote und schwache Begründungen

Ein Angebot vom 19.09.2026 kann zum Prüfzeitpunkt noch gültig sein, während ein überschrittenes Gültig-bis-Datum im Lieferantenblatt als Abgelaufen erscheint. Reiche kein altes Angebot ein, nur weil der Preis günstig ist. Aktualisiere es oder dokumentiere nachvollziehbar, warum der Preis noch gilt.

Auch die Begründung darf nicht bei Renovierung wegen Abnutzung enden. Schreibe beispielsweise beschädigte Wandfläche im Wohnzimmer, 18 m², Anstrich erforderlich nach Wasserschaden. Meine klare Empfehlung: Lieber sechs präzise Positionen mit je einem Nachweis als eine Sammelposition über 6.000,00 €.

Lege für jeden Antrag eine eigene Datei mit eindeutiger Antrag-Nr. an, etwa AN-2026-001. Starte sie, sobald ein Mangel oder eine geplante Renovierung feststeht, nicht erst nach Eingang der Rechnung. So bleiben Ausführungszeitraum, Angebote und Begründung zeitlich nachvollziehbar.

Ein fester Ablauf spart Nacharbeit

• Am Tag der Besichtigung: Raum, Mangel, Fotos und geschätzte Maßnahme erfassen.
• Innerhalb von sieben Tagen: mindestens ein Angebot eintragen und weitere Anbieter im Blatt Lieferanten & Sätze vergleichen.
• Vor der Beauftragung: Zuschuss, Eigenanteil, Zustimmung und Gültigkeit des Angebots prüfen.
• Nach Abschluss: Rechnung, tatsächliche Kosten und Nachweisstatus ergänzen.
• Bei der Ablage: PDF der Einreichung und Belege mit derselben Antrag-Nr. speichern.

Bild 4 zeigt das Blatt Anleitung mit acht Arbeitsschritten. Die gelben Felder sind für Eingaben vorgesehen, hellblaue Felder werden automatisch berechnet. In der Übersicht erkennst du mit einem Blick, ob Nachweise fehlen oder der Antrag bereit zur Einreichung ist.

Wann Excel nicht mehr reicht

Für einen privaten Vermieter mit zwei Objekten ist diese Struktur meist ausreichend. Wenn du jedoch 30 Einheiten, viele laufende Maßnahmen und mehrere Nutzer verwaltest, werden Dateisperren, Versionen und getrennte Ablagen zum Risiko. Dann ist eine Hausverwaltungssoftware sinnvoller, besonders wenn Aufgaben, Belege, Freigaben und Zugriffsrechte zentral bearbeitet werden müssen.

Meine Empfehlung bleibt: Nutze Excel für einzelne, überschaubare Renovierungsanträge und führe am Monatsende eine kurze Kontrolle durch. Prüfe dabei Status, fehlende Nachweise und offene Eigenanteile, statt erst bei einer Rückfrage die gesamte Akte zusammenzusuchen.