Mietkaution Excel - Vorlage Kostenlos

1. Trage im Blatt Abrechnungen je beendetem Mietverhältnis eine eindeutige Abrechnungs-ID, Mieter- und Vermieterdaten, Objektadresse sowie Mietvertragsbeginn und -ende ein.
2. Ergänze Wohnungsgröße, Kautionsbetrag, Verzinsung, Abrechnungsdatum und gegebenenfalls Bemerkungen. Die berechneten Spalten L bis T sowie V und X lässt du unverändert.
3. Erfasse im Blatt Kostenpositionen jede Forderung einzeln mit Abrechnungs-ID, Kostenart, Beschreibung, Rechnungsdatum, Netto, Umsatzsteuer und Bruttobetrag.
4. Setze bei Umlagefähig / berechtigt nur dann Ja, wenn die Forderung tatsächlich gegen die Kaution verrechnet werden darf. Belege kannst du in der Spalte Beleg vorhanden dokumentieren.
5. Prüfe in Abrechnungen Gesamteinbehalt, Auszahlungsbetrag und Status. Beispiel: 1.050,00 € Kaution plus 4,75 € Zinsen ergeben 1.054,75 € verfügbare Kaution.
6. Wähle im Blatt Abrechnungsbrief in B3 die passende Abrechnungs-ID. Namen, Adresse, Beträge, Zahlungsziel und Einbehaltsgründe werden automatisch übernommen.
7. Ergänze vor dem Versand die Bankverbindung, kontrolliere Belege und Übergabeprotokoll und speichere die fertige Fassung als PDF oder Ausdruck.

Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung braucht die Vorlage meist direkt nach der Wohnungsabnahme. Bei einem Kleinvermieter mit drei Wohnungen entstehen dagegen mehrere Vorgänge im Jahr: Für jedes beendete Mietverhältnis legst du eine eigene Abrechnungs-ID an und trennst die Forderungen sauber voneinander.

Bild 1 zeigt das Blatt Abrechnungen mit 24 Spalten von Abrechnungs-ID bis Einbehaltsanteil. Die gelb markierten Stammdaten stehen neben berechneten Ergebnissen wie Kautionsbetrag inklusive Zinsen, Gesamteinbehalt und Auszahlungsbetrag. In der Musterzeile KA-2026-001 stehen 1.050,00 € Kaution und 4,75 € Verzinsung, also 1.054,75 € vor Forderungen.

Einzelbelege statt pauschaler Abzug

Im Blatt Kostenpositionen ordnest du jeden Betrag einer Abrechnung zu. Bild 2 zeigt beispielsweise 850,00 € offene Kaltmiete, 186,40 € Betriebskostennachzahlung und 420,00 € Schadenskosten. Zusammen wären das 1.456,40 €; bei 1.054,75 € Kaution ergibt sich eine Auszahlung von 0,00 €, während ein verbleibender Rest als Forderung außerhalb der Kaution geprüft werden muss.

Für eine WEG-Verwalterin oder einen Hausverwalter mit 30 Einheiten ist die Einzelstruktur besonders praktisch. Nach dem Mieterwechsel stehen Mietkonto, Übergabeprotokoll, Rechnungen und gegebenenfalls die Betriebskostenabrechnung nebeneinander. Ich würde Forderungen immer einzeln erfassen und nicht als Sammelposten eintragen: Das macht das Schreiben nachvollziehbar und die Belegprüfung schneller.

Das Schreiben aus der Auswahl erzeugen

Bild 3 zeigt das Blatt Abrechnungsbrief. Du wählst in B3 die Abrechnungs-ID; Mietername, Adresse, Mietende, Zahlungsziel und Beträge werden mit VLOOKUP aus Abrechnungen übernommen. Die Aufstellung unterscheidet offene Kaltmiete, offene Nebenkosten, Betriebskostennachzahlung, Schadenskosten und sonstige berechtigte Forderungen.

Bild 4 zeigt Hinweise mit Gesamtbeträgen und Arbeitsanleitung. Für zwei vermietete Objekte genügt meist eine Datei mit fortlaufenden IDs. Bei 100 Fällen pro Jahr solltest du nach der Prüfung zusätzlich eine feste Ablage je Mietobjekt und Jahr verwenden.

Die Kaution ist nach § 551 BGB auf höchstens drei Nettokaltmieten begrenzt. Sie muss getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden; die Erträge gehören grundsätzlich zur Kaution. Die Vorlage führt deshalb Kautionsbetrag und Verzinsung getrennt und berechnet daraus den Kautionsbetrag inklusive Zinsen.

Ein Beispiel: Beträgt die Nettokaltmiete 700,00 €, sind höchstens 2.100,00 € Kaution zulässig. Sind 2.100,00 € eingezahlt und 8,40 € Zinsen entstanden, stehen 2.108,40 € für berechtigte Verrechnungen zur Verfügung. Die Excel-Rechnung ersetzt aber nicht die Prüfung, ob ein Anspruch tatsächlich besteht.

Welche Forderungen einbehalten werden dürfen

Offene Kaltmiete lässt sich konkret dem Mietkonto zuordnen. Bei Schadenskosten brauchst du einen nachvollziehbaren Schaden, eine Abgrenzung zu normaler Abnutzung und möglichst Übergabeprotokoll sowie Rechnung. Verwaltungskosten, allgemeine Instandhaltung oder pauschale Renovierungsbeträge gehören nicht ungeprüft in den Einbehalt.

Bei einer erwarteten Betriebskostennachzahlung ist Zurückhaltung wichtig. Die Betriebskostenabrechnung richtet sich nach § 556 Abs. 3 BGB und muss dem Mieter grundsätzlich innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Für umlagefähige Betriebskosten gilt § 2 BetrKV. Ich würde eine konkrete, belegbare Forderung eintragen und eine bloße Vermutung nicht als endgültigen Einbehalt behandeln.

Fristen und Abrechnungsschreiben

Das Gesetz schreibt keine starre allgemeine Abrechnungsfrist von wenigen Tagen vor; der Vermieter darf eine angemessene Prüfungsfrist für offene Ansprüche nutzen. Gleichzeitig darf die Kaution nicht ohne Grund monatelang vollständig blockiert werden. Für Schadensersatzansprüche ist die sechsmonatige Verjährungsfrist des § 548 BGB zu beachten, deren Beginn an die Rückgabe der Wohnung anknüpft.

Das Blatt Abrechnungsbrief enthält Abrechnungsdatum und Zahlungsziel, standardmäßig wird das Zahlungsziel 14 Tage nach dem Abrechnungsdatum berechnet. Prüfe vor dem Versand, ob die Beträge mit Belegen, Mietkonto und Übergabeprotokoll übereinstimmen. Mieterdaten sind personenbezogene Daten im Sinn der DSGVO; speichere die Datei geschützt und gib nur notwendige Informationen weiter.

Der teuerste Fehler ist ein pauschaler Abzug ohne nachvollziehbare Forderung. Bei 1.800,00 € Kaution und einem angeblichen Renovierungsbedarf von 1.200,00 € reicht die Zahl allein nicht. Fehlen Rechnung, Schadenbeschreibung oder Übergabevermerk, kann der Mieter den Einbehalt bestreiten und du musst die Position nachträglich rekonstruieren.

Falsche Kostenart oder fehlender Beleg

Im Blatt Kostenpositionen stehen fünf zulässige Auswahlwerte bereit. Wenn du eine Beschädigung als sonstige Forderung statt als Schadenskosten einträgst, ist die Summe zwar technisch richtig, der Brief aber weniger verständlich. Noch kritischer ist ein Nein bei Beleg vorhanden oder ein Ja bei Umlagefähig / berechtigt ohne Nachweis.

Ein praktisches Beispiel: 420,00 € für eine beschädigte Wohnungstür können berechtigt sein, wenn Übergabeprotokoll und Handwerkerrechnung vorliegen. Eine zusätzlich angesetzte Verwaltungspauschale von 150,00 € darfst du nicht einfach als Forderung gegen die Kaution verbuchen. Die Vorlage prüft die rechtliche Zulässigkeit nicht automatisch; das Feld Ja ist deine fachliche Entscheidung.

Verzinsung und Rechenlogik nicht überschreiben

Wenn du den Kautionsbetrag mit 2.400,00 € und die Verzinsung mit 9,60 € erfasst, muss das Ergebnis 2.409,60 € lauten. Überschreibst du die Formel in L, kann der Abrechnungsbrief einen falschen Betrag zeigen. Dasselbe gilt für Gesamteinbehalt, Auszahlung und Status in den Spalten R bis T.

Ein weiterer Fehler entsteht durch eine falsche Abrechnungs-ID. Eine Kostenposition mit KA-2026-002 landet nur dann in der passenden Abrechnung, wenn die ID exakt gleich geschrieben ist. Bei einer 72-m²-Wohnung mit 2.400,00 € Kaution und 186,40 € Betriebskostennachzahlung muss die Position dieser ID zugeordnet sein; sonst bleibt der Briefbetrag zu niedrig.

Brief nicht gegen die Tabelle geprüft

Das Abrechnungsschreiben übernimmt Daten automatisch, aber die Bankverbindung in den Zeilen 35 bis 38 ergänzt du selbst. Fehlt die IBAN, kann eine eigentlich geschuldete Auszahlung nicht ausgeführt werden. Kontrolliere deshalb vor dem Versand drei Werte: Kaution inklusive Zinsen, Gesamteinbehalt und Auszahlungsbetrag.

Auch das Zahlungsziel darf nicht mit einer gesetzlichen Zahlungsfrist verwechselt werden. Es ist ein Arbeitswert aus dem Abrechnungsdatum plus 14 Tagen. Bei einer Abrechnung am 10.05.2026 zeigt die Vorlage den 24.05.2026; ob dieser Termin für deinen konkreten Vorgang passt, prüfst du anhand der Forderung und des Schreibens.

Mach die Kautionsabrechnung zu einem festen Bestandteil des Mieterwechsels. Lege die Abrechnungsdatei spätestens bei der Wohnungsabnahme an, notiere Mietende und Zähler- oder Übergabedaten und ergänze Rechnungen, sobald sie vorliegen. So suchst du nach drei Monaten nicht in E-Mails nach dem Grund für einen Einbehalt.

Ein einfacher Ablauf mit festen Terminen

• Am Tag der Rückgabe: Übergabeprotokoll, Schlüssel und erkennbare Schäden dokumentieren.
• Innerhalb von 7 Tagen: Mietkonto prüfen und offene Kaltmiete oder Nebenkosten erfassen.
• Nach Eingang jeder Rechnung: Kostenposition mit Abrechnungs-ID und Belegstatus eintragen.
• Vor dem Versand: Abrechnungsbrief auswählen, Belege kontrollieren und Bankverbindung ergänzen.

Ich würde die Datei nicht für jedes Mietverhältnis neu bauen. Kopiere stattdessen die geprüfte Arbeitsdatei, entferne Beispieldaten und nummeriere die Fälle fortlaufend, etwa KA-2026-001 und KA-2026-002. So bleiben Formeln, Diagrammbereiche und die Struktur der vier Blätter erhalten.

Formeln und Eingaben sauber trennen

Gelb markierte Felder sind für Eingaben vorgesehen; berechnete Spalten lässt du unverändert. Das Blatt Hinweise nennt mit SUM Gesamtkaution, Einbehalte und Auszahlungen, mit AVERAGE den durchschnittlichen Einbehalt und mit COUNTIF die Anzahl vollständiger und teilweiser Auszahlungen. Diese Übersicht hilft, wenn du bei 20 Wohnungen sehen willst, wie viel Kaution noch auszuzahlen ist.

Nutze die vorhandenen Auswahllisten bei Kostenart, Berechtigung und Belegstatus. Eine saubere Eingabe ist wichtiger als nachträgliche Korrekturen: Aus 850,00 € offener Kaltmiete und 420,00 € Schadenskosten werden nur dann 1.270,00 € Einbehalt, wenn beide Positionen derselben Abrechnungs-ID zugeordnet und als berechtigt markiert sind.

Wann Excel nicht mehr reicht

Bei einer Eigentumswohnung oder drei Mietwohnungen ist diese Vorlage überschaubar. Bei 30 Einheiten, mehreren Verwaltern, laufenden Mahnprozessen und vielen Dokumenten brauchst du eher eine Hausverwaltungssoftware mit revisionssicherer Ablage, Rollenrechten und automatischer Belegzuordnung. Excel bleibt dann als Kontrollliste nützlich, sollte aber nicht dein einziges Archiv für Mieterdaten und Kautionsbelege sein.