Mieterhöhung Excel - Vorlage Kostenlos

1. Öffne das Blatt Kosten & Parameter und erfasse jede Rechnungsposition, etwa Wärmepumpe, Demontage, Montage oder hydraulischen Abgleich.
2. Trage Bruttobetrag, Erhaltungsaufwand und Fördermittel getrennt ein. Die Spalte Umlagefähiger Betrag zieht beide Abzüge automatisch ab.
3. Prüfe Beleg / Bemerkung und ergänze fehlende Nachweise, bis in der Spalte Belegprüfung nicht mehr Beleg ergänzen steht.
4. Wechsle zu Mieterhöhungen und erfasse pro Wohnung Fall-ID, Mieter, Objekt, Stadt, Wohnfläche, Mietbeginn, Kaltmiete und Heizungsdaten.
5. Gib Modernisierungsdatum und Kostenparameter ein. Die Formeln verteilen die umlagefähigen Kosten nach Wohnfläche und berechnen die Erhöhung.
6. Kontrolliere Spalten X und Y sowie die Hinweise in Übersicht. Fälle mit Prüfen darfst Du nicht ungeprüft in ein Anschreiben übernehmen.
7. Nutze Hinweise als Abschlusskontrolle und prüfe vor dem Versand Modernisierungsankündigung, Berechnung, Härteeinwand und regionale Vorgaben.

Vom privaten Vermieter bis zur Hausverwaltung

Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung braucht die Berechnung meist nach Abschluss der Heizungsarbeiten. Bei einem Kleinvermieter mit drei Wohnungen reicht eine einzelne Datei oft aus; ein Hausverwalter mit 30 Einheiten kann die vorbereiteten 100 Zeilen nutzen, ohne jedes Objekt in einer neuen Datei anzulegen.

Die Hauptarbeit beginnt nicht beim Eintragen der neuen Miete, sondern bei der sauberen Kostenabgrenzung. Eine Wärmepumpe für 150.000 €, 15.000 € Erhaltungsaufwand und 25.000 € Förderung ergibt zunächst 110.000 € als umlagefähigen Betrag. Die Vorlage bildet diese Rechnung im Blatt Kosten & Parameter ab.

Was die Bilder in der Datei zeigen

Bild 1 zeigt das Blatt Mieterhöhungen mit den Spalten für Mieter, Objekt, Wohnfläche, aktuelle Kaltmiete, Heizungsarten, Kosten und Ergebnis. Die gelben Eingabefelder stehen den berechneten Spalten gegenüber; oben siehst Du Durchschnittserhöhung, Mehrerlöse und Prüffälle.

Bild 2 zeigt Kosten & Parameter mit Bruttobetrag, Erhaltungsaufwand, Fördermitteln, Beleg und Prüfstatus. Bild 3 zeigt die Übersicht mit Kennzahlen und Stadtvergleich. Bild 4 enthält die Hinweise zur Bedienung, Berechnungslogik und rechtlichen Prüfung.

Ein konkreter Fall

Bei sechs Parteien und einer Wohnung mit 72 m² Wohnfläche in einem Gebäude mit 360 m² entfallen 20 % der nach Fläche verteilten Kosten auf diese Wohnung. Bei 110.000 € umlagefähigen Kosten sind das 22.000 €; mit dem im Parameterblatt eingetragenen Umlagesatz von 8 % entstehen 1.760 € pro Jahr oder rund 146,67 € im Monat. Für die Praxis bevorzuge ich die Wohnfläche als Verteilerschlüssel, wenn die Abrechnung dadurch nachvollziehbar und einheitlich bleibt.

Modernisierung und Erhaltungsaufwand trennen

Die Modernisierungsumlage richtet sich grundsätzlich nach § 559 BGB. Der gesetzliche Umlagesatz beträgt 8 % der umlagefähigen Modernisierungskosten pro Jahr. Instandhaltung, Ersatz verschlissener Bauteile und öffentliche Fördermittel gehören nicht in die umlagefähige Grundlage; genau deshalb führt das Blatt Kosten & Parameter diese Beträge getrennt.

Beispiel: Eine Heizung kostet 150.000 €. Davon entfallen 15.000 € auf Erhaltungsaufwand und 25.000 € auf Zuschüsse. Von 110.000 € umlagefähigen Kosten sind 8 % gleich 8.800 € jährlich. Bei sechs gleich großen Wohnungen wären das etwa 122,22 € monatlich je Wohnung; bei 72 m² von insgesamt 360 m² wären es stattdessen 146,67 €.

Deckel und Belastungsgrenzen prüfen

Für bestimmte Modernisierungen gilt zusätzlich die Begrenzung nach § 559 Abs. 3a BGB: Die monatliche Miete darf sich innerhalb von sechs Jahren grundsätzlich höchstens um 3 € je m² erhöhen, bei einer Ausgangsmiete unter 7 € je m² höchstens um 2 € je m². Bei 72 m² liegt die rechnerische Grenze damit bei 216 € beziehungsweise 144 € monatlich. Der interne Orientierungswert von 3 € je m² im Parameterblatt ersetzt diese Prüfung nicht.

Die Mieterhöhung muss außerdem formgerecht erklärt und nachvollziehbar berechnet werden. Die Modernisierungsankündigung, die tatsächlichen Kosten, die Abzüge und der Zeitpunkt der Fertigstellung müssen zusammenpassen. Ein Härteeinwand des Mieters und besondere regionale Vorgaben gehören in die rechtliche Prüfung, nicht in eine automatisch versendete Excel-Ausgabe.

Warum der Mietspiegel hier nicht genügt

Eine Erhöhung nach § 558 BGB bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete ist etwas anderes als die Modernisierungsumlage nach § 559 BGB. Die Datei berechnet ausschließlich die überschlägige Modernisierungskomponente; sie ersetzt weder Mietspiegelprüfung noch Mieterhöhungserklärung. Meine klare Empfehlung: Erst Kostenabgrenzung und § 559 BGB prüfen, danach die formelle Erklärung erstellen.

Der falsche Kostenblock macht die Erhöhung zu hoch

Der häufigste teure Fehler ist, die komplette Heizungsrechnung als Modernisierung anzusetzen. Bei 150.000 € Bruttokosten wirken 15.000 € Erhaltungsaufwand und 25.000 € Förderung klein, senken die Basis aber um 40.000 €. Werden sie nicht abgezogen, würden bei 8 % jährlich 3.200 € zu viel umgelegt; über sechs Jahre sind das rechnerisch 19.200 €.

Im Blatt Kosten & Parameter zeigt die Spalte Belegprüfung den Hinweis Beleg ergänzen, wenn ein Nachweis fehlt. Ignorierst Du diesen Hinweis, ist die Rechnung zwar mathematisch vollständig, aber sachlich nicht belastbar. Eine fehlende Rechnung für 19.000 € Planungskosten kann den Kostenblock ebenso verändern wie eine falsch zugeordnete Wartung.

Wohnfläche und Orientierungswert nicht verwechseln

Ein falscher Umlageschlüssel verteilt die Belastung auf die falschen Wohnungen. Bei sechs Parteien und 360 m² Gesamtfläche trägt eine 72-m²-Wohnung 20 %; wird sie versehentlich mit 25 % angesetzt, entstehen aus 110.000 € Kosten 5.500 € statt 4.400 € Kostenanteil. Das sind bei 8 % 88 € statt 73,33 € monatlicher Erhöhung.

Die Datei verwendet den Parameter Wohnfläche und berechnet die Ergebnisse entsprechend. Ich würde diesen Schlüssel beibehalten, solange er für das Objekt nachvollziehbar und in der Kostenverteilung konsistent ist, statt einzelne Wohnungen mit unterschiedlichen Annahmen zu behandeln.

Prüfhinweise nicht wegklicken

In der Haupttabelle zeigen X und Y, ob der interne Wert geprüft werden muss und ob eine Berechnung vorhanden ist. Ein Status Prüfen ist kein Freigabesignal. Auch eine korrekt berechnete neue Kaltmiete von 980 € plus 146,67 € ergibt noch keine formwirksame Erklärung; fehlen Ankündigung, Belege oder die Prüfung des Härteeinwands, drohen Rückfragen und eine verspätete Durchsetzung.

Lege feste Zeitpunkte fest

Starte das Blatt Kosten & Parameter, sobald die erste belastbare Rechnung für die neue Heizung vorliegt. Ergänze Kostenpositionen nicht erst am Tag des Mieterhöhungsschreibens, sondern nach jeder Abschlags- oder Schlussrechnung. Bei sechs Wohnungen dauert eine kurze Kontrolle von sechs Kostenanteilen weniger als eine spätere Korrektur von sechs Einzelanschreiben.

Nutze die jährliche Wirtschaftsplanung oder die Eigentümerversammlung als festen Termin, wenn die Heizung in einer WEG modernisiert wurde. Bei einem privaten Vermieter mit zwei Objekten genügt ein gemeinsamer Monatsordner mit Rechnungen, Förderbescheiden und der exportierten Berechnung.

Arbeite mit einer unveränderten Ausgangsdatei

• Speichere vor jeder neuen Maßnahme eine Kopie mit Objektname und Datum, etwa Heizung_Musterstraße_30.09.2026.
• Ändere Formeln in blau beziehungsweise grau markierten Zellen nur, wenn Du die Berechnungslogik bewusst dokumentierst.
• Prüfe vor dem Versand alle Fälle mit Status Prüfen und jeden Eintrag Beleg ergänzen.
• Bewahre die Rechnung, Förderzusage und Kostenaufteilung zusammen mit der jeweiligen Fall-ID auf.

Wann Excel nicht mehr reicht

Bei 30 Einheiten und mehreren Modernisierungen pro Jahr wird eine einzelne Arbeitsmappe schnell unübersichtlich, besonders wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten. Dann ist Hausverwaltungssoftware sinnvoll, die Dokumente, Fristen, Mieterkommunikation und Versionen verbindet. Für einen Vermieter mit zwei Wohnungen bleibt Excel meist praktischer, sofern die Datei regelmäßig gesichert und die rechtliche Prüfung getrennt durchgeführt wird.

Die Formeln nutzen unter anderem SUM, AVERAGE, COUNTIF, SUMIF, IF und VLOOKUP. Excel zeigt diese englischen Funktionsnamen in der deutschen Oberfläche automatisch als SUMME, MITTELWERT, ZÄHLENWENN, SUMMEWENN, WENN und SVERWEIS an.