Mieterhöhung Excel - Vorlage Kostenlos

1. Öffne das Blatt Mieterhöhungen und lege je Vorgang eine Vorgangs-ID an. Trage Adresse, Stadt, Vermieter, Mieter, Wohnfläche und die relevanten Datumsangaben ein.
2. Wähle in der Spalte Maßnahme eine der vier vorbereiteten Optionen: Fassadendämmung, Fensteraustausch, Dachdämmung oder Heizungsoptimierung.
3. Erfasse Gesamtkosten, Erhaltungsanteil und Fördermittel. Die Spalte Umlagefähige Kosten berechnet daraus automatisch den verbleibenden Betrag.
4. Trage bisherige Nettokaltmiete, Betriebskostenvorauszahlung und Mietspiegel-Obergrenze ein. Die neue Nettokaltmiete und neue Warmmiete werden daraus berechnet.
5. Prüfe den Status. Bei einem Härtefall oder Ausnahmetatbestand wählst du in der entsprechenden Auswahlliste Ja; der Vorgang erhält dann den Status Manuelle Prüfung.
6. Kontrolliere im Blatt Auswertung die Kennzahlen, Statusanzahl und Städteübersicht. Bild 2 zeigt die zusammengefassten Werte und die drei vorhandenen Diagramme.
7. Lies vor dem Versand das Blatt Hinweise und lasse Kosten, Modernisierungsankündigung, Mietspiegel und rechtliche Voraussetzungen fachkundig prüfen.

Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung braucht die Datei meist nach Abschluss einer Fassadendämmung, eines Fensteraustauschs oder einer Heizungsoptimierung. Ein Kleinvermieter mit drei Mietwohnungen kann mehrere Vorgänge getrennt führen; ein Hausverwalter mit 30 Einheiten nutzt die vorbereiteten 100 Zeilen als zentrale Arbeitsliste.

Die Eingabe beginnt mit den tatsächlichen Kosten

Im Blatt Mieterhöhungen erfasst du beispielsweise für die Wohnung in der Kantstraße 18 eine Fassadendämmung mit 31.000,00 € Gesamtkosten. Nach 7.000,00 € Erhaltungsanteil und 2.500,00 € Fördermitteln bleiben 21.500,00 € als umlagefähige Kosten. Die Beispieldaten enthalten außerdem 72,5 m² Wohnfläche, 980,00 € bisherige Nettokaltmiete und 245,00 € Betriebskostenvorauszahlung.

Bild 1 zeigt den breiten Erfassungsbereich von Vorgangs-ID bis Bemerkung. Gelbe Eingabezellen sind von den berechneten Spalten getrennt; die Formelspalten von Umlagefähige Kosten bis Status solltest du nicht überschreiben. Die Maßnahme und der Härtefall werden über Auswahllisten gewählt.

Auswertung für mehrere Vorgänge

Nach der Eingabe wechselst du zu Auswertung. Dort siehst du Anzahl der Mietverhältnisse, Gesamtkosten, gesamte umlagefähige Kosten, durchschnittliche monatliche Erhöhung und den Anteil der Fälle innerhalb der Mietspiegel-Obergrenze. Bild 2 zeigt zusätzlich die Statusverteilung und die umlagefähigen Kosten nach Stadt.

Meine klare Empfehlung: Nutze eine Zeile pro Mietverhältnis und nicht eine Zeile pro Gebäude. Bei sechs Parteien mit unterschiedlichen Mietspiegel-Obergrenzen lassen sich so 72 m², 320,00 € Vorauszahlung und individuelle Härtefallangaben sauber voneinander trennen.

Die rechtliche Grundlage für die Modernisierungsumlage ist § 559 BGB. Grundsätzlich können 8 % der auf die Wohnung entfallenden Modernisierungskosten pro Jahr auf die Jahresmiete umgelegt werden. Erhaltungsaufwand und Fördermittel gehören nicht in diesen umlagefähigen Betrag; genau deshalb führt die Vorlage beide Abzüge separat.

Rechnung mit den Arbeitsannahmen der Datei

Bei 21.500,00 € umlagefähigen Kosten ergeben 8 % einen jährlichen Erhöhungsbetrag von 1.720,00 €. Das entspricht 143,33 € monatlich. Aus 980,00 € Nettokaltmiete würden rechnerisch 1.123,33 €; die Warmmiete läge bei unveränderter Vorauszahlung von 245,00 € bei 1.368,33 €.

Die 8 % sind in der Datei als bearbeitbare Standardsätze hinterlegt, nicht als automatisch verbindliche Rechtsentscheidung. Vor der Erklärung musst du insbesondere prüfen, ob die Maßnahme tatsächlich Modernisierung oder teilweise Erhaltung ist, ob die Kosten richtig auf die Wohnung verteilt wurden und ob Fördermittel vollständig berücksichtigt sind.

Ankündigung, Härtefall und Begrenzungen

Die Modernisierungsankündigung muss rechtzeitig und nachvollziehbar erfolgen. Härteeinwände nach § 559 BGB werden in der Vorlage nicht rechtlich bewertet: Setzt du Härtefall / Ausnahmetatbestand auf Ja, lautet der Status Manuelle Prüfung.

Zusätzlich können die gesetzliche Begrenzung der Modernisierungsmieterhöhung, die Kappungsgrenze nach § 559 Abs. 3a BGB und die örtlichen Voraussetzungen relevant sein. Die Mietspiegelprüfung der Datei vergleicht lediglich neue Nettokaltmiete und eingetragene Obergrenze; Prüfung erforderlich ist kein rechtliches Ergebnis. Für die Dokumentation ist diese technische Warnung sinnvoller als ein scheinbar endgültiges Freigabesignal.

Der teuerste Fehler ist oft nicht die falsche Formel, sondern ein falscher Kostenansatz. Werden von 31.000,00 € Sanierungskosten nur 2.500,00 € Fördermittel, aber kein Erhaltungsanteil abgezogen, würden 28.500,00 € statt 21.500,00 € umgelegt. Bei 8 % sind das 560,00 € mehr Jahresmiete beziehungsweise 46,67 € pro Monat.

Erhaltung und Modernisierung werden vermischt

Bei einem Fensteraustausch kann ein Teil der Kosten auf ohnehin notwendige Instandsetzung entfallen. Wenn dieser Erhaltungsanteil fehlt, ist die Berechnung wirtschaftlich zu hoch. Die Spalten Gesamtkosten, Erhaltungsanteil und Fördermittel zwingen dich zu einer nachvollziehbaren Trennung; die Formel in Umlagefähige Kosten begrenzt das Ergebnis zusätzlich auf mindestens 0,00 €.

Ein falscher Satz erzeugt eine falsche Miete

Die Maßnahme wird über die bearbeitbare Tabelle Auswertung mit einem Standardsatz von 8 % verknüpft. Schreibst du Fensteraustausch falsch oder verwendest eine nicht hinterlegte Bezeichnung, kann der VLOOKUP keinen passenden Satz finden und liefert 0. Die monatliche Erhöhung bleibt dann ebenfalls 0,00 €, obwohl Kosten eingetragen sind. Prüfe deshalb jede Maßnahme und den übernommenen Umlagesatz.

Ein weiterer Praxisfehler ist die Verwechslung von Nettokaltmiete und Warmmiete. Die Datei addiert die Betriebskostenvorauszahlung erst zur neuen Nettokaltmiete. Bei 1.123,33 € Kaltmiete und 245,00 € Vorauszahlung sind es 1.368,33 € Warmmiete; die 245,00 € dürfen nicht nochmals als Mieterhöhung angesetzt werden.

Auch eine Mietspiegel-Obergrenze darf nicht blind als Freigabe verstanden werden. Bei 1.123,33 € neuer Nettokaltmiete und 1.150,00 € Obergrenze zeigt die Datei Innerhalb Mietspiegel; formale Anforderungen, Härteeinwände und die Modernisierungsankündigung bleiben trotzdem zu prüfen.

Lege für jedes Sanierungsprojekt direkt nach der Kostenfeststellung einen Vorgang an. Kopiere nicht die Formeln in neue Spalten, sondern verwende die vorbereiteten Zeilen 2 bis 101. So bleiben die Berechnungen von Umlagefähige Kosten bis Status und die Filterung über A1:Z101 erhalten.

Ein fester Ablauf verhindert Nacharbeit

• Speichere Rechnungen, Förderbescheide und den Erhaltungsanteil unter derselben Vorgangs-ID wie in Excel.
• Prüfe nach Abschluss der Maßnahme Kosten, Wohnfläche, Nettokaltmiete und Mietspiegel-Obergrenze gemeinsam.
• Setze Härtefall / Ausnahmetatbestand bewusst auf Ja oder Nein und bearbeite alle Fälle mit Manuelle Prüfung separat.
• Kontrolliere im Blatt Auswertung die Anzahl der Vorgänge und die Summe der umlagefähigen Kosten gegen deine Belegsammlung.

Bild 3 zeigt das Blatt Hinweise. Lies es vor jeder Erklärung, insbesondere die Hinweise zu Kaltmiete, Warmmiete, Modernisierungskosten, Mietspiegelprüfung, Datenschutz und Versand. Mieterdaten solltest du nur befugten Personen zugänglich machen und nach den Vorgaben der DSGVO verarbeiten.

Für einen Vermieter mit zwei Wohnungen reicht diese Routine meist aus: Nach der Schlussrechnung eintragen, vor dem Schreiben prüfen, nach dem Versand die Unterlagen zur Vorgangs-ID ablegen. Bei 30 Einheiten, vielen Eigentümern, laufenden Zahlungseingängen und wiederkehrenden Fristen ist eine Hausverwaltungssoftware sinnvoller, weil diese Datei keine Fristenverwaltung, kein Dokumentenarchiv und keinen automatischen Versand enthält.