Einzug Partner Excel - Vorlage Kostenlos

1. Öffne das Blatt Einzüge und vergib in Spalte A eine eindeutige Vorgangs-ID, zum Beispiel EZ-2026-001. Ergänze Hauptmieter, Partner, Vermieter oder Hausverwaltung und die Wohnungsanschrift.
2. Trage Wohnfläche, Mietvertragsbeginn, Datum der Information an den Vermieter und den geplanten Einzug ein. Die Datumsfelder solltest du im Format TT.MM.JJJJ führen.
3. Erfasse die Personenanzahl vor und nach dem Einzug sowie Kaltmiete, bisherige Nebenkostenvorauszahlung und die zusätzlichen monatlichen Nebenkosten.
4. Prüfe die automatisch berechnete neue Warmmiete. Bei 1.200,00 € neuer Kaltmiete, 280,00 € bisheriger Vorauszahlung und 55,00 € zusätzlichen Nebenkosten ergibt sich 1.535,00 €.
5. Dokumentiere bisherige Kaution, Vermieterzustimmung und Statuscode. Die Auswahllisten verhindern unterschiedliche Schreibweisen wie Zugestimmt und zugestimmt.
6. Setze für Meldebescheinigung, Mietvertrag oder Nachtrag und DSGVO-Hinweis jeweils Ja oder Nein. Ergänze offene Punkte, zuständige Person und Aktualisierungsdatum.
7. Kontrolliere das Blatt Übersicht und kläre Fälle mit Prüfung erforderlich. Die Erläuterungen und Statuscodes findest du im Blatt Anleitungen.

Ein Partner-Einzug betrifft in Deutschland meist den Hauptmieter, die einziehende Person und den Vermieter oder die Hausverwaltung. Der Bedarf entsteht vor dem geplanten Einzug, etwa wenn der Partner am 15.03.2026 in eine Wohnung mit 74,5 m² zieht und die Information am 10.02.2026 erfolgt.

Für private Vermieter und Hausverwaltungen

Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung braucht vor allem eine nachvollziehbare Akte: Wer zieht ein, wann wurde informiert, wie viele Personen leben künftig in der Wohnung und welche Unterlagen liegen vor? Bei drei Mietwohnungen reichen einzelne E-Mails oft nicht mehr aus. Die Spalten B bis M im Blatt Einzüge halten genau diese Stammdaten und Termine zusammen.

Bei einer Hausverwaltung mit 30 Einheiten kommen Bearbeiter, Statuscodes und offene Punkte hinzu. Das Blatt ist für bis zu 100 Vorgänge vorbereitet. Die Filterzeile in A1:AG101 hilft, einen bestimmten Ort, Sachbearbeiter oder offenen Vorgang herauszufiltern.

Was sich finanziell ändern kann

Eine zusätzliche Person kann die Nebenkostenvorauszahlung beeinflussen, die Kaltmiete darf aber nicht automatisch erhöht werden. Im Beispiel bleiben 1.200,00 € Kaltmiete bestehen; 280,00 € bisherige Vorauszahlung plus 55,00 € zusätzliche Nebenkosten ergeben eine neue Warmmiete von 1.535,00 €. Die Formel in R addiert diese drei Werte.

Bei zwei Personen statt bisher einer Person berechnet AF zusätzlich 55,00 € geteilt durch die Differenz aus neuer und alter Haushaltsgröße, also 55,00 € je weiterer Person. Diese technische Kennzahl ist eine Orientierung und ersetzt keine Prüfung des vereinbarten Umlageschlüssels.

Beim Einzug eines Partners ist § 553 BGB zentral: Der Mieter kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Erlaubnis zur Gebrauchsüberlassung eines Teils des Wohnraums verlangen, sofern kein wichtiger Grund entgegensteht. Eine pauschale Zustimmungspflicht für jede Lebensgemeinschaft lässt sich daraus nicht ableiten. Den Antrag oder die Information solltest du trotzdem vor dem Einzug dokumentieren.

Zustimmung, Mietvertrag und Nebenkosten

Eine Erhöhung der Kaltmiete darf nicht allein deshalb eingetragen werden, weil eine weitere Person einzieht. Anders kann es bei zusätzlichen Betriebskosten sein. Nach § 556 BGB und der Betriebskostenverordnung müssen umlagefähige Kosten und der vereinbarte Umlageschlüssel geprüft werden. Bei 280,00 € Vorauszahlung und 55,00 € zusätzlichem Monatsbetrag steigt die Vorauszahlung rechnerisch auf 335,00 €, wenn genau dieser Betrag vereinbart wird.

Die Kaution darf nach § 551 BGB grundsätzlich höchstens drei Nettokaltmieten betragen. Bei 1.200,00 € wären das 3.600,00 €. Die Vorlage trägt bisherige und angepasste Kaution getrennt ein, entscheidet aber nicht, ob eine Anpassung rechtlich zulässig ist.

Meldepflicht und personenbezogene Daten

Nach dem Einzug ist die Anmeldung bei der Meldebehörde nach dem Bundesmeldegesetz grundsätzlich innerhalb von zwei Wochen vorzunehmen. Die Vorlage erfasst lediglich, ob eine Meldebescheinigung vorhanden ist. Nach Art. 6 DSGVO brauchst du für die Verarbeitung von Namen, Adresse und Unterlagen eine passende Rechtsgrundlage und solltest Zugriffe, Aufbewahrung und Löschung festlegen.

Das Blatt Anleitungen weist ausdrücklich auf zweckgebundene Verarbeitung hin. Ich würde dort keine vollständigen Ausweiskopien oder unnötigen sensiblen Angaben speichern, sondern nur den Bearbeitungsstand und den Ablageort dokumentieren.

Der häufigste operative Fehler ist ein Einzug ohne sauber dokumentierten Zeitpunkt. Steht im Mieterkonto nur, dass der Partner irgendwann eingezogen ist, lässt sich später kaum klären, ab wann zwei Personen bei Betriebskosten oder Meldeunterlagen berücksichtigt wurden. Bei einem geplanten Einzug am 01.05.2026 und einer Information vom 15.03.2026 gehören beide Daten deshalb in die Spalten J und K.

Falsche Miete und falsche Nebenkosten

Eine Kaltmieterhöhung von beispielsweise 1.050,00 € auf 1.150,00 € einfach wegen des Partners einzutragen, ist fachlich riskant. Die zusätzliche Person kann 40,00 € monatliche Nebenkosten verursachen, aber daraus folgt nicht automatisch eine neue Kaltmiete. Trenne beide Werte und halte eine Vereinbarung nur schriftlich und mit geeigneter Grundlage fest.

Auch der Umlageschlüssel sorgt für Fehler. Bei 1.500,00 € jährlichen Kosten und einer Abrechnung nach Wohnfläche trägt eine Wohnung mit 72 m² in einem Haus mit 360 m² zunächst 20 %, also 300,00 €. Eine personenbezogene Umlage kann bei zwei statt einer Person anders ausfallen. Die technische Kennzahl AF ist daher keine fertige Abrechnung.

Unvollständige Vorgänge

Im Beispiel mit 1.450,00 € Kaltmiete, 350,00 € Vorauszahlung und 70,00 € zusätzlichen Kosten bleibt die Vermieterzustimmung ausstehend. Fehlen zusätzlich Meldebescheinigung oder Nachtrag, setzt AD nicht Vollständig, sondern Prüfung erforderlich. Genau solche Fälle gehen in E-Mail-Postfächern leicht verloren.

Ein weiterer Fehler ist eine fehlende Kautionsprüfung. Bei 1.050,00 € Nettokaltmiete läge die Höchstgrenze nach § 551 BGB grundsätzlich bei 3.150,00 €. Die Vorlage kann die Differenz anzeigen, aber nicht beurteilen, ob eine konkrete Anpassung zulässig oder vertraglich vereinbart ist.

Nutze die Datei nicht als einmalige Liste, sondern als festen Vorgang vom ersten Hinweis bis zum abgeschlossenen Nachtrag. Lege für jede Wohnung eine Vorgangs-ID an und aktualisiere den Datensatz an drei Terminen: bei der Information, am geplanten Einzug und nach Eingang der letzten Unterlage.

Ein einfacher Bearbeitungsrhythmus

• Prüfe einmal pro Woche die Werte Ausstehend und Prüfung erforderlich in den Spalten U und AD.
• Filtere nach zuständiger Person, bevor du offene Punkte telefonisch oder schriftlich nachfasst.
• Kontrolliere nach dem Einzug die Ja/Nein-Felder für Meldebescheinigung, Nachtrag und DSGVO-Hinweis.
• Speichere die Datei mit einem festen Stand, etwa nach dem Monatsabschluss, und beschränke den Zugriff auf berechtigte Personen.

Die gelb markierten Felder im Blatt Einzüge sind manuelle Eingaben; die nicht gelb markierten Felder werden berechnet. Ändere deshalb Formeln in R, W, AD, AE, AF und AG nicht versehentlich. Bei 100 Zeilen reicht die vorhandene Struktur für viele Kleinverwaltungen, ohne dass du zusätzliche Tabellen anlegen musst.

Wann Excel nicht mehr reicht

Wenn täglich neue Vorgänge entstehen, mehrere Nutzer gleichzeitig arbeiten oder Dokumente, Fristen und Nachrichten revisionssicher verknüpft werden müssen, ist eine Hausverwaltungssoftware sinnvoller. Bei zwei vermieteten Objekten und wenigen Partner-Einzügen bleibt Excel dagegen übersichtlich. Meine klare Präferenz: Für einzelne Fälle sauber dokumentieren, statt wegen fünf Vorgängen sofort ein komplexes System einzuführen.