Genehmigung Tierhaltung Excel - Vorlage Kostenlos

1. Öffne das Blatt Anträge und lege für jeden Vorgang eine eindeutige Antrags-ID an, zum Beispiel AT-2026-001. Trage Eingangsdatum, Mieter/in, Objektadresse, Stadt, Wohnungs-Nr. und Mietvertrag-ID ein.
2. Erfasse Tierart, Anzahl Tiere, Rasse oder Beschreibung, Tiergröße sowie die geplante Haltung in der Wohnung, mit Freigang oder Außenhaltung.
3. Dokumentiere Begründung, erforderliche Unterlagen und den Bearbeitungsstand. Bei Unterlagenstatus, Vorprüfung und Genehmigungsstatus verwendest du die angebotenen Listenwerte.
4. Trage nach der Entscheidung das Entscheidungsdatum, den Status, eventuelle Auflagen, eine Befristung bis, die zuständige Person und Bemerkungen ein.
5. Prüfe die automatisch berechneten Spalten Bearbeitungsdauer, Risikokategorie und Prüfhinweis. Die grau hinterlegten Berechnungsfelder solltest du nicht überschreiben.
6. Kontrolliere im Dashboard die Gesamtzahl, Genehmigungsquote, durchschnittliche Bearbeitungsdauer und den Anteil vollständiger Unterlagen. Bild 2 zeigt diese Übersicht einschließlich der drei Auswertungsdiagramme.
7. Nutze das Blatt Hinweise als Spaltenhilfe und das Blatt Listen, wenn du die vorhandenen Auswahlwerte oder Standard-Prüfhinweise an deine Verwaltung anpassen möchtest.

Mit einer Genehmigungsliste für Tierhaltung arbeitest du vor allem dann sauber, wenn mehrere Wohnungen, Sachbearbeiter oder wiederkehrende Anträge zusammenkommen. Der private Vermieter mit einer Eigentumswohnung braucht meist nur wenige Zeilen; ein Kleinvermieter mit drei Mietwohnungen kann dagegen bereits mehrere Anfragen zu Hunden, Katzen oder Kleintieren parallel verfolgen.

Der Antrag beginnt mit dem Mietverhältnis

Im Blatt Anträge stehen deshalb nicht nur Tierdaten, sondern auch Mieter/in, Objektadresse, Wohnungs-Nr. und Mietvertrag-ID. Bei einem Vorgang wie AT-2026-001 gehören etwa ein Hund, ein Tier, ein Labrador Retriever, die Haltung in der Wohnung und der Haftpflichtnachweis in dieselbe Zeile wie die Adresse Kastanienallee 18.

Diese Zuordnung ist besonders beim Mieterwechsel wichtig. Wenn ein neuer Mieter vor Einzug die Haltung eines Tieres beantragt, kannst du die Entscheidung mit dem konkreten Mietobjekt verbinden, statt E-Mails und einzelne Notizen zu durchsuchen. Für eine Hausverwaltung mit 30 Einheiten ist das der entscheidende Unterschied zwischen einer Vorgangsliste und einer belastbaren Akte.

Unterlagen und Vorprüfung getrennt führen

Die Spalten Erforderliche Unterlagen, Unterlagen vollständig? und Vorprüfung bilden drei verschiedene Arbeitsschritte ab. Ein Antrag kann beispielsweise einen Impfpass und eine Haltungsbeschreibung verlangen, aber noch auf Nein stehen, obwohl die Vorprüfung bereits Rückfrage erforderlich lautet.

Bild 1 zeigt die breite Tabelle mit 25 Spalten. Gelbe Eingabefelder und grau hinterlegte Berechnungsspalten trennen deine Angaben von den automatisch erzeugten Werten. Bei 14 Tagen zwischen Eingang am 08.01.2026 und Entscheidung am 22.01.2026 berechnet Excel die Bearbeitungsdauer selbst.

Die Übersicht für den Monats- oder Jahresblick

Das Dashboard zählt die Vorgänge nach Status und Tierart. Bei 20 Anträgen, davon 12 genehmigt und 3 mit Auflagen, liegt die Genehmigungsquote bei 75 %, sofern die übrigen 5 Fälle nicht in die genehmigten Kategorien fallen. Für die tägliche Arbeit ist diese Kennzahl weniger wichtig als die Liste offener Prüfungen; für die jährliche Auswertung zeigt sie dir aber, wo sich Rückstände bilden.

Die Excel-Datei ist eine Dokumentations- und Auswertungshilfe, ersetzt aber keine Prüfung des Mietvertrags und der konkreten Rechtslage. Für die Tierhaltung in Mietwohnungen ist entscheidend, ob der Vertrag eine wirksame Regelung enthält und ob die Zustimmung im Einzelfall nach den Umständen der Wohnung, des Tieres und der Interessen von Vermieter und Mietern erteilt werden kann.

Keine pauschale Entscheidung nach Tierart

Eine Katze oder ein Kleintier wird häufig anders beurteilt als ein Hund oder ein exotisches Reptil. Eine starre Klausel, die jede Tierhaltung ohne Einzelfallprüfung verbietet, ist bei der Wohnraummiete rechtlich problematisch. Bei Hunden können Größe, Rasse, Anzahl, Lärm, Auslauf und eine bestehende Haftpflicht relevant sein; bei Reptilien kommen Haltungsanforderungen und mögliche Gefahren hinzu.

Die Vorlage bewertet nicht verbindlich die Zulässigkeit. Ihre Risikokategorie ist eine interne Arbeitshilfe: Hund, Reptil oder mehr als zwei Tiere werden durch die vorhandene Formel als Hoch eingestuft, Katze und Vogel als Mittel. Diese technische Markierung ist keine rechtliche Genehmigung und sollte die Einzelfallprüfung nicht ersetzen.

Auflagen müssen konkret dokumentiert werden

Wenn du eine Zustimmung mit Auflagen erteilst, sollte die Auflage verständlich, überprüfbar und zum konkreten Vorgang passend sein. Im Beispiel enthält die Zeile zum Labrador Retriever eine Leinenpflicht im Gemeinschaftsbereich und einen jährlichen Haftpflichtnachweis. Eine pauschale Bemerkung wie Tierhaltung beachten hilft später deutlich weniger.

Bei einer Wohnung mit 72 m² und einem Hund ist nicht allein die Fläche ausschlaggebend. Entscheidend können etwa Gemeinschaftsflächen, Nachbarschaft, Freigang und die Zahl der Tiere sein. Nutze deshalb Begründung, Unterlagen, Vorprüfung und Auflagen gemeinsam. Personenbezogene Daten wie Name, Adresse und Mietvertrag-ID sind außerdem nach der DSGVO nur zweckgebunden zu verarbeiten und angemessen zu schützen.

Entscheidung und Befristung sauber trennen

Ein Entscheidungsdatum dokumentiert den Zeitpunkt der Entscheidung; Befristung bis dokumentiert ein anderes Element. Trage die Befristung nur ein, wenn sie tatsächlich Bestandteil deiner Entscheidung ist. Bei einem offenen Antrag bleibt das Entscheidungsdatum leer, damit die Formel die laufende Bearbeitungsdauer berechnen kann.

In der Praxis entstehen die meisten Probleme nicht beim ersten Eintrag, sondern Monate später: Ein Mieter bestreitet eine Auflage, ein neuer Sachbearbeiter findet den ursprünglichen Nachweis nicht oder im Dashboard stimmen die Statuszahlen nicht. Die Vorlage hilft nur, wenn die entscheidenden Informationen in den dafür vorgesehenen Spalten stehen.

Unvollständige Unterlagen werden als Entscheidung behandelt

Ein häufiger Fehler ist, bei fehlendem Impfpass oder fehlender Haltungsbeschreibung trotzdem Genehmigt einzutragen. Bei 30 Vorgängen können schon 6 unvollständige Fälle ein Fünftel des Bestands ausmachen. Führe Unterlagenstatus und Genehmigungsstatus getrennt: Unterlagen vollständig? Nein kann mit In Prüfung oder Eingegangen zusammenstehen.

Auch die Spalte Erforderliche Unterlagen darf nicht zu allgemein bleiben. Haftpflichtnachweis, Impfpass oder Beschreibung des Geheges sind prüfbare Angaben; Unterlagen fehlen ist keine ausreichende Arbeitsnotiz.

Auflagen ohne Befristung oder Nachverfolgung

Eine Genehmigung mit Auflagen ist etwas anderes als eine uneingeschränkte Genehmigung. Wenn bei einem Hund eine jährliche Haftpflichtbestätigung verlangt wird, gehört diese Information in Auflagen und der Status muss Genehmigt mit Auflagen lauten. Sonst zeigt das Dashboard zwar eine Genehmigung, aber nicht, dass ein zusätzlicher Nachweis offen bleiben kann.

Eine Befristung bis 31.12.2026 ist außerdem nicht dasselbe wie ein allgemeines Wiedervorlage-Datum. Die Vorlage berechnet keine automatische Erinnerung; die Befristung wird lediglich als Datum dokumentiert. Markiere solche Fälle daher in deinem bestehenden Kalender- oder Wiedervorlageprozess.

Automatische Risikostufe blind übernehmen

Die Formel setzt mehr als zwei Tiere automatisch auf Hoch. Drei Kleintiere in einem geeigneten Innengehege können praktisch anders zu prüfen sein als drei große Hunde, obwohl die technische Kategorie gleich lautet. Meine klare Empfehlung: Nutze W als Priorisierung, aber begründe die Entscheidung in N und dokumentiere die tatsächlichen Auflagen in S.

Ein weiterer Fehler ist das Überschreiben von V, W oder Y. Dann stimmt beispielsweise die Bearbeitungsdauer von 14 Tagen nicht mehr, die Risikokategorie bleibt leer oder der Prüfhinweis lautet nicht passend zum Status. Bearbeitete Eingaben gehören in die gelb vorgesehenen Felder; Berechnungen lässt du unverändert.

Die Datei funktioniert am besten, wenn du sie an einen festen Ablauf beim Eingang eines Mieterantrags koppelst. Lege den Vorgang am selben Tag im Blatt Anträge an, statt zunächst E-Mails, Papiernotizen und eine separate Liste zu führen. Bei 10 neuen Anträgen im Monat kostet ein vollständiger Ersteintrag mit 15 bis 20 Feldern zwar einige Minuten, erspart aber später die Suche nach Adresse, Tierart und Unterlagen.

Ein fester Ablauf vom Eingang bis zur Entscheidung

Nutze drei feste Zeitpunkte: Eingang erfassen, Unterlagen prüfen, Entscheidung dokumentieren. Der erste Termin setzt Eingangsdatum und Status Eingegangen; der zweite aktualisiert Vollständigkeit und Vorprüfung; der dritte trägt Entscheidungsdatum, Status, Auflagen und Befristung ein.

• Prüfe einmal pro Woche alle Fälle mit leerem Entscheidungsdatum.
• Sortiere gedanklich nach Risikokategorie und bearbeite Hoch-Fälle nicht ohne Begründung und Unterlagen.
• Kontrolliere vor dem Versand, ob Status, Auflagen und Befristung zusammenpassen.
• Vergleiche am Monatsende Dashboard und Antragsliste; die Statussumme sollte der Gesamtzahl entsprechen.

Listen und Hinweise pflegen

Bild 3 zeigt das Blatt Listen mit Status, Standard-Prüfhinweisen, Tierarten, Tiergrößen, Haltungsarten, Unterlagenstatus, Risikokategorien, Vorprüfungsstatus und Sachbearbeitern. Ergänze oder ändere Werte dort nur bewusst, weil die Auswahllisten im Blatt Anträge auf diese Bereiche verweisen. Bild 4 erklärt die Spalten und kennzeichnet die Berechnungslogik.

Arbeite mit einer Kopie je Verwaltungsjahr oder bewahre regelmäßig Sicherungen auf. Die vorbereitete Tabelle reicht bis Zeile 101. Wenn du dauerhaft mehrere hundert Vorgänge, Fristen, Dokumentenablagen und Rechte für mehrere Nutzer brauchst, ist der Wechsel zu einer Hausverwaltungssoftware sinnvoller als eine immer größere Excel-Datei.