GEZ Brief Excel - Vorlage Kostenlos

1. Lege im Blatt WG-Fälle für jede Wohnung eine eigene Fall-ID an, zum Beispiel WG-004.
2. Trage WG-Adresse, PLZ, Ort, Bundesland, Ansprechpartner/in, E-Mail, Einzugsdatum und Bewohnerzahl ein.
3. Wähle bei „Beitragsnummer vorhanden?“ sowie bei Zahlungs- und Antwortstatus die passende Auswahl aus den Listen.
4. Ergänze Beitragsnummer, zahlende Person, monatlichen Beitrag und offene Monate. Der Bewohneranteil und offene Gesamtbetrag werden berechnet.
5. Setze Briefdatum und Versandart. Das Fristende wird automatisch 14 Tage später angezeigt; der Friststatus reagiert auf das heutige Datum.
6. Öffne Briefvorlage und wähle bei „Ausgewählte Fall-ID“ den gewünschten Fall. Prüfe den erzeugten Text, bevor Du ihn versendest.
7. Kontrolliere in Übersicht die Summen und offenen Beträge nach Ort und pflege Antworten sowie Versandnachweise nach.

Mit GEZ-Brief ist meist ein Schreiben an den Beitragsservice gemeint. Entscheidend ist: Der Rundfunkbeitrag fällt grundsätzlich pro Wohnung an, nicht pro Bewohner. Genau deshalb ist die Wohnung der Fall und nicht jede einzelne Person.

Für wen die Datei praktisch ist

Ein privater Vermieter mit einer WG kann einen Einzelfall dokumentieren. Bei drei Mietwohnungen wird aus dem einzelnen Brief schnell eine Liste aus Einzugsdaten, Beitragsnummern und Antworten. Eine Hausverwaltung mit 30 Einheiten braucht zusätzlich Fristen und Status, damit eine Anfrage nicht liegen bleibt.

Im Blatt WG-Fälle sind dafür 100 vorbereitete Zeilen vorhanden. Ein konkretes Beispiel: In einer WG mit vier Bewohnern beträgt der monatliche Beitrag 18,36 €. Die Vorlage berechnet daraus 4,59 € je Bewohner. Bei zwei offenen Monaten ergibt sich ein offener Gesamtbetrag von 9,18 € je rechnerischem Anteil.

Die vier Blätter im Überblick

Bild 1 zeigt WG-Fälle mit den Spalten Fall-ID, WG-Adresse, Bewohnerzahl, Beitragsnummer, Zahlende Person, Zahlungsstatus, Briefdatum und Friststatus. Bild 2 zeigt die Übersicht mit Kennzahlen und drei Diagrammen. Bild 3 ist die Briefvorlage mit auswählbarer Fall-ID; Bild 4 enthält die Anleitung.

Der Rundfunkbeitrag wird nach dem Rundfunkbeitragsstaatsvertrag grundsätzlich je Wohnung erhoben. Die Zahl der Bewohner ändert den monatlichen Wohnungsbeitrag nicht. Bei einem Beitrag von 18,36 € bleiben es in einer Wohnung mit drei oder fünf Bewohnern 18,36 € monatlich.

Zusammenzug und vorhandene Beitragsnummer

Zieht eine Person in eine WG, sollte geprüft werden, ob für die Wohnung bereits eine Beitragsnummer besteht. Ist sie vorhanden, gehören Nummer und zahlende Person in die Dokumentation. Im Feld „Beitragsnummer vorhanden?“ wählst Du Ja oder Nein; die Daten gehören nur in die Datei, wenn sie für den Vorgang erforderlich sind.

Die Vorlage setzt für das Fristende 14 Tage nach dem Briefdatum an. Das ist eine Arbeitsfrist der Datei und keine allgemeine gesetzliche Zahlungsfrist. Trägst Du den 02.10.2026 als Briefdatum ein, berechnet Excel den 16.10.2026 als Fristende. Bei Antwort „Nein“ wird der Fall danach als überfällig oder bald fällig eingeordnet.

Datenschutz bei WG-Daten

Adressen, E-Mail-Adressen und Beitragsnummern sind personenbezogene Daten. Nach **DSGVO** solltest Du nur erforderliche Angaben speichern, Zugriffe beschränken und erledigte Fälle löschen oder anonymisieren, sobald Du sie nicht mehr benötigst.

Der häufigste operative Schaden ist nicht ein falsch formulierter Satz, sondern eine unklare Zuordnung. Wenn zwei Bewohner jeweils 18,36 € monatlich zahlen, entstehen über zwölf Monate 220,32 € statt eines Beitrags von 220,32 € für die Wohnung: Eine Zahlung ist dann möglicherweise überflüssig, muss aber erst nachvollziehbar geklärt werden.

Unvollständige Fallzeilen

Fehlt die Fall-ID, kann die Briefvorlage keinen Datensatz auswählen. Fehlt die Beitragsnummer, bleibt das Feld im Brief leer. Bei WG-003 zeigt das Beispiel den Status „Doppelzahlung möglich“; die Vorlage erzeugt dafür einen zusätzlichen Hinweis auf Prüfung und mögliche Abmeldung.

Ein zweiter Fehler ist die falsche Bewohnerzahl. Bei 18,36 € und vier Bewohnern beträgt der rechnerische Anteil 4,59 €. Werden versehentlich drei Personen eingetragen, zeigt die Datei 6,12 € je Bewohner. Das ist keine neue Forderung des Beitragsservice, sondern nur eine interne Rechengröße für die WG.

Fristen nicht nachhalten

Wer das Briefdatum nicht einträgt, erhält kein Fristende. Wer eine Antwort erhält, aber den Status nicht auf „Ja“ setzt, lässt den Fall weiter als offen erscheinen. Meine klare Empfehlung: Versandnachweis und Antwort am selben Tag in der Fallzeile ergänzen, statt sie in einem separaten Postfach zu suchen.

Kopple die Datei an zwei feste Abläufe: an jeden Einzug und an einen wöchentlichen Statuscheck. Beim Einzug erfasst Du Adresse, Bewohnerzahl und Beitragsnummer. Jeden Freitag filterst Du im Blatt WG-Fälle nach „Überfällig“ und „Frist bald fällig“.

Ein fester Ablauf für jeden Fall

• Neue WG innerhalb von 24 Stunden als Fall-ID anlegen.
• Vor dem Versand Beitragsnummer, zahlende Person und Brieftext prüfen.
• Nach 14 Tagen Antwortstatus und Zahlungsstatus aktualisieren.
• Erledigte Fälle monatlich in Übersicht kontrollieren.

Die Auswahlfelder für Ja/Nein, Zahlungsstatus und Versandart halten die Eingaben einheitlich. Speichere nach einem Monatsabschluss eine Kopie der Datei, aber überschreibe die laufende Version nicht mit unklaren Zwischenständen.

Bei zwei Fällen ist Excel meist schneller als eine Verwaltungssoftware. Ab etwa 30 Einheiten, mehreren Bearbeitern oder umfangreichen Schriftwechseln wird eine echte Hausverwaltungssoftware sinnvoller, weil Rechte, Dokumente und Wiedervorlagen dann wichtiger werden als die einfache Tabellenpflege.