Mieterhöhung Excel - Vorlage Kostenlos

1. Öffne das Blatt Anleitung und prüfe zuerst, ob im Mietvertrag eine wirksame Indexmietvereinbarung besteht.
2. Trage im Blatt Mietverträge je Vertrag eine Vertrags-ID, Mietername, Adresse, Stadt, Wohnfläche, Mietbeginn und das Datum der letzten Indexmieterhöhung ein.
3. Ergänze den alten Indexmonat, den alten Indexwert und die aktuelle Kaltmiete. Die gelb markierten Felder sind Eingaben; graue Felder werden berechnet.
4. Wähle den neuen Indexmonat. Das Blatt ruft den passenden Indexwert aus Indexdaten per VLOOKUP ab.
5. Prüfe Indexveränderung, neue Kaltmiete, monatliche Erhöhung und die berechneten Termine. Bei fehlenden Werten erscheint Prüfung erforderlich.
6. Aktualisiere die Beispieldaten im Blatt Indexdaten mit den amtlichen Verbraucherpreisindexwerten von Destatis und kontrolliere das Veröffentlichungsdatum.
7. Nutze die Übersicht für Mehrmieten nach Stadt, Gesamtbeträge und Prüfstatus. Vor dem Versand muss das Erhöhungsschreiben rechtlich und rechnerisch geprüft werden.

Ein privater Vermieter mit einer Wohnung braucht die Datei meist einmal jährlich, wenn der vereinbarte Verbraucherpreisindex einen neuen Stand erreicht. Ein Kleinvermieter mit zwei Objekten trägt beide Verträge in getrennten Zeilen ein; eine Hausverwalterin mit 30 Einheiten erkennt in der Übersicht, welche Verträge bereits erhöht werden können und wo noch Daten fehlen.

Bild 1 zeigt das Blatt Mietverträge. Die Eingabespalten reichen von Vertrags-ID, Mieter/in und Adresse über Mietbeginn, letzte Indexmieterhöhung und alten Indexwert bis zur aktuellen Kaltmiete. Danach folgen neuer Indexmonat, Indexwert, Indexveränderung, Termine, neue Kaltmiete, monatliche Erhöhung, Prüfstatus und die Spalte Schriftliche Begründung erforderlich.

Der Ablauf bei einem konkreten Vertrag

Bei Thomas Müller stehen 68,5 m², eine aktuelle Kaltmiete von 1.050,00 € und ein alter Indexwert von 123,5. Wird als neuer Monat September 2026 mit dem Beispielwert 125,6 eingetragen, beträgt die Veränderung (125,6 − 123,5) / 123,5 = rund 1,70 %. Die neue Kaltmiete liegt damit bei etwa 1.067,85 €, die monatliche Erhöhung bei 17,85 €.

Anna Schmidt hat 1.420,00 € Kaltmiete und eine letzte Erhöhung vom 15.02.2026. Die Vorlage markiert den Vertrag zunächst als Wartefrist, weil ein Jahr seit der letzten Indexmieterhöhung noch nicht abgelaufen ist. Das ist eine Arbeitsprüfung, kein automatisch fertiges Mieterhöhungsschreiben.

Die vier Blätter im Überblick

Bild 2 zeigt die Übersicht mit Kennzahlen, Mehrmiete nach Stadt und Prüfstatus; zusätzlich enthält sie drei Diagramme. Bild 3 zeigt Indexdaten mit Indexmonat, Indexwert, Quelle/Status, Veröffentlichungsdatum und Bemerkung. Bild 4 zeigt die Anleitung mit Hinweisen zu Vereinbarung, Wartefrist, Textform und Datenschutz.

Die Indexmiete richtet sich nach § 557b BGB und setzt eine wirksame Vereinbarung im Mietvertrag voraus. Maßgeblich ist die Veränderung des vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Verbraucherpreisindex. Anders als bei einer Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete ist bei der Indexmiete grundsätzlich nicht der Mietspiegel die Berechnungsgrundlage.

Die Miete muss bei einer Indexmiete grundsätzlich mindestens ein Jahr unverändert bleiben. Die Vorlage berechnet deshalb aus dem Datum der letzten Indexmieterhöhung den frühestmöglichen Termin ein Jahr später. Bei einer Erhöhung vom 14.01.2026 wird frühestens der 14.01.2027 erreicht; die tatsächliche Wirksamkeit zum Monatsersten und der Zugang der Erklärung müssen zusätzlich geprüft werden.

Was in die Erklärung gehört

Die Änderung ist in Textform zu erklären. Das Schreiben sollte den alten Index, den neuen Index, die Indexmonate, die prozentuale Rechnung und die bisherige sowie neue Kaltmiete nachvollziehbar nennen. Bei 1.050,00 € und einer Indexveränderung von 1,70 % lautet die Rechnung 1.050,00 € × 1,0170 = 1.067,85 €.

Eine Kappungsgrenze von 20 % beziehungsweise 15 % in angespannten Gebieten innerhalb von drei Jahren ist bei einer echten Indexmieterhöhung nicht die Rechenbasis. Ebenso wird die Erhöhung nicht mit § 558 BGB, einem Mietspiegel oder einer Modernisierungsumlage von 8 % nach § 559 BGB begründet. Genau deshalb prüfe ich zuerst den Vertragstext und erst danach die Excel-Rechnung.

Indexdaten nicht ungeprüft übernehmen

Im Blatt Indexdaten sind Werte als Beispiele hinterlegt, etwa 123,5 für Januar 2026 und 125,6 für August 2026. Das Blatt kennzeichnet sie ausdrücklich als zu prüfende Destatis-Daten. Vor dem Versand ersetzt du sie durch die amtlichen Werte und kontrollierst Indexmonat, Veröffentlichungsdatum und Ausgangsindex der Vereinbarung.

Der teuerste Fehler ist ein falscher Ausgangsindex. Wenn du bei 1.200,00 € Kaltmiete versehentlich 123,5 statt 121,5 als alten Wert verwendest und der neue Index 125,6 beträgt, liegt die berechnete Veränderung deutlich niedriger. Bei mehreren Wohnungen kann dieser kleine Eingabefehler monatlich 20,00 € bis 30,00 € je Vertrag ausmachen.

Beispieldaten und fehlende Nachschlagewerte

Die Indexdaten im Workbook sind keine automatisch aktualisierten amtlichen Daten. Wird ein neuer Indexmonat eingetragen, der im Bereich A5:B104 nicht vorhanden ist, liefert VLOOKUP keinen Wert und der Prüfstatus wechselt zu Prüfung erforderlich. Genau diese Warnung ist sinnvoller als eine stillschweigend falsche Miete.

Ein häufiger Praxisfehler ist außerdem, das Datum der letzten Indexmieterhöhung mit dem Mietbeginn zu verwechseln. Bei Mietbeginn am 15.01.2026 und letzter Indexmieterhöhung am 14.01.2026 muss für die Wartefrist das spätere Erhöhungsdatum maßgeblich betrachtet werden. Wer nur den Mietbeginn pflegt, kann ein Schreiben zu früh vorbereiten.

Falsche rechtliche Begründung

Eine Indexmieterhöhung mit Mietspiegel und Kappungsgrenze zu begründen, vermischt § 557b BGB mit § 558 BGB. Das kann zu Rückfragen, Zurückweisung oder einer Korrektur der Forderung führen. Bei 17,85 € monatlicher Mehrmiete sind das 214,20 € im Jahr je Wohnung, die du nicht einfach rückwirkend voraussetzen solltest.

Auch Rundungen verursachen Streit. Runde erst den Endbetrag auf Cent und dokumentiere die Rechnung mit alten und neuen Indexwerten. Die Vorlage zeigt zwar Erhöhung in Euro und Prozent getrennt, ersetzt aber nicht die Prüfung von Vertrag, Zugang, Textform und dem tatsächlich verwendeten Destatis-Wert.

Lege einen festen Prüftermin für jeden Vertrag an, zum Beispiel am 15. eines Monats. Bei zwei vermieteten Wohnungen dauert die Kontrolle meist nur wenige Minuten: neue Destatis-Daten prüfen, Indexdaten aktualisieren, Status in Mietverträge kontrollieren und nur dann ein Schreiben vorbereiten, wenn die Vereinbarung und die Wartefrist passen.

Eine belastbare Arbeitsroutine

• Speichere eine unveränderte Kopie der Arbeitsmappe vor jeder Aktualisierung.
• Erfasse jeden Vertrag in einer eigenen Zeile und ändere berechnete graue Felder nicht.
• Aktualisiere Indexwert, Quelle/Status und Veröffentlichungsdatum gemeinsam.
• Filtere den Prüfstatus auf Erhöhung möglich und kontrolliere jeden Treffer einzeln.
• Übernimm die Rechenschritte in das Schreiben und archiviere Nachweis und Versanddatum.

Die Übersicht hilft bei der Monatsplanung: Sie zählt Verträge, berechnet die durchschnittliche Kaltmiete, die durchschnittliche Erhöhung und die gesamte monatliche Mehrmiete. Bei drei Verträgen mit 17,85 €, 24,14 € und 12,60 € zusätzlicher Monatsmiete zeigt die Summe 54,59 €; im Jahr wären das 655,08 €, sofern alle Erhöhungen wirksam werden.

Wann Excel nicht mehr reicht

Für wenige Wohnungen ist diese Vorlage übersichtlich. Bei mehreren Dutzend Einheiten, vielen Eigentümern, wiederkehrenden Schreiben, Fristen, Zugriffsrechten und revisionssicherer Ablage ist eine Hausverwaltungssoftware sinnvoller. Die Datei enthält 100 vorbereitete Vertragszeilen, aber keine automatische Destatis-Abfrage, keinen Schriftversand und keine vollständige Vorgangsakte.

Nutze deshalb die Arbeitsmappe als Rechen- und Kontrollhilfe, nicht als automatische Rechtsentscheidung. Die Anleitung im Blatt Anleitung erinnert ausdrücklich an Textform, Vertragsprüfung und DSGVO bei Mieterdaten.