Mietkaution einbehalten Excel - Vorlage Kostenlos

1. Öffne das Blatt Schadensfälle und lege für jeden Vorgang eine Fall-ID an, zum Beispiel SF-2026-004.
2. Trage Mietername, Adresse, Mietvertragsdaten, Übergabedatum und Kautionsbetrag ein. Ergänze auch bereits ausgezahlte Kautionsbeträge.
3. Dokumentiere Schadens-ID, Beschreibung, Raum oder Bauteil, Feststellungsdatum und die vorhandene Beweislage.
4. Erfasse Kostenvoranschlag, Reparaturkosten netto, Mehrwertsteuersatz, Versicherungsleistung und eine mögliche Mieterbeteiligung.
5. Prüfe die berechneten Werte für Forderungsbetrag, erstattungsfähigen Schaden, Einbehalt und verbleibende Auszahlung. Der Status lässt sich über die Auswahlliste setzen.
6. Wechsle zum Blatt Briefgenerator, wähle die Fall-ID in B3 und ergänze Vermieterangaben, Stellungnahmefrist und Bankverbindung.
7. Lies den erzeugten Brief sorgfältig gegen, füge Übergabeprotokoll, Fotos und Kostenvoranschlag bei und speichere den Versand im Schadensfall.

Die Vorlage passt zum Moment nach der Wohnungsabnahme: Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung stellt beim Auszug einen Schaden fest, eine Kleinvermieterin mit drei Wohnungen bearbeitet mehrere Übergaben, oder ein Hausverwalter mit 30 Einheiten muss Fälle sauber an Eigentümer und Mieter kommunizieren. Entscheidend ist, dass der Schaden nicht nur beschrieben, sondern mit Übergabeprotokoll, Fotos, Kostenvoranschlag oder Rechnung verbunden wird.

Das erste Blatt bildet den Fall vollständig ab

Bild 1 zeigt das Blatt Schadensfälle mit den Eingabespalten Fall-ID, Mietername, Mietobjekt, Vertragsdaten, Kautionsbetrag, Schadensbeschreibung und Beweislage. Danach folgen Kostenfelder wie Reparaturkosten netto, Mehrwertsteuersatz, Reparaturkosten brutto, Versicherungsleistung, Forderungsbetrag und erstattungsfähiger Schaden.

Ein konkreter Datensatz enthält 2.400,00 € Kaution, 740,00 € Reparaturkosten netto und 19 % Mehrwertsteuer. Daraus werden 880,60 € brutto berechnet. Bei 0,00 € Versicherungsleistung und 0,00 € Mieterbeteiligung kann der erstattungsfähige Schaden 880,60 € betragen; der rechnerische Einbehalt bleibt damit unter der Kaution.

Brief und Übersicht trennen die Arbeitsschritte

Bild 2 zeigt den Briefgenerator. Nach Auswahl von SF-2026-001 werden Name, Objekt, Übergabedatum, Kaution, Einbehalt und Schaden aus dem ersten Blatt übernommen. Bild 3 zeigt Kennzahlen, Städteauswertung, Statuszählung und Finanzübersicht; Bild 4 fasst die Arbeitsbereiche und Hinweise zusammen.

Meine klare Empfehlung: Erfasse jeden Schaden zuerst vollständig im Datenblatt und erzeuge den Brief erst danach. So bleiben Berechnung und Schreiben miteinander verknüpft, statt dass Du Beträge manuell in einem Brief änderst.

Die Mietkaution darf nicht pauschal wegen eines allgemeinen Renovierungsbedarfs einbehalten werden. Maßgeblich sind der konkrete Schaden, die Verantwortlichkeit des Mieters, der Mietvertrag, die Beweislage und die Höhe der voraussichtlichen Forderung. Die Kaution ist nach § 551 BGB grundsätzlich auf höchstens drei Nettokaltmieten begrenzt und getrennt vom Vermögen des Vermieters anzulegen.

Schaden und Betriebskosten nicht vermischen

Das Blatt Hinweise stellt ausdrücklich klar, dass Betriebskosten- und Heizkostenabrechnungen getrennt zu behandeln sind. Für eine Nebenkostenabrechnung gilt nach § 556 Abs. 3 BGB grundsätzlich die 12-Monats-Abrechnungsfrist; ein Schadensersatz wegen beschädigter Fliesen oder einer eingedellten Tür ist davon zu unterscheiden.

Bei der Abrechnung müssen umlagefähige Betriebskosten nach § 2 BetrKV berücksichtigt werden, während Verwaltung, Instandhaltung und Rücklagen nicht als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Für den Kautionseinbehalt zählt dagegen der nachweisbare erstattungsfähige Schaden. Bei 1.100,00 € Reparaturkosten brutto, 200,00 € Versicherungsleistung und 100,00 € vereinbarter Mieterbeteiligung verbleiben rechnerisch 800,00 €.

Frist und Schreiben richtig einordnen

Die Vorlage setzt keine automatische gesetzliche Stellungnahmefrist. Du trägst im Blatt Schadensfälle ein Datum ein, das der Fallbearbeitung angemessen ist; der Briefgenerator übernimmt es in den Satz zur Stellungnahme. Eine berechnete Zahl ersetzt keine Prüfung von Vertrag, Belegen und Beweislage.

Meine Position ist eindeutig: Ein konkreter, vorläufig bezifferter Einbehalt mit Anlagen ist besser als ein pauschales Schreiben ohne Betrag. Wenn die endgültige Rechnung noch fehlt, sollte der Brief das als vorläufige Berechnung kenntlich machen und nicht mehr einbehalten, als sachlich begründet und durch die Kaution gedeckt ist.

Der teuerste Fehler ist ein Einbehalt ohne belastbare Verbindung zwischen Schaden und Kosten. Wer nach dem Auszug 1.500,00 € einbehält, aber weder Fotos noch Übergabeprotokoll noch Kostenvoranschlag vorlegen kann, muss mit Widerspruch, Rückzahlung und zusätzlichem Schriftverkehr rechnen. Das Blatt Schadensfälle führt deshalb eine eigene Spalte für die Beweislage.

Einbehalt höher als Kaution oder Schaden

Die Formeln begrenzen den Einbehalt auf den verbleibenden Kautionsbetrag. Bei 2.400,00 € Kaution und 500,00 € bereits ausgezahlter Kaution stehen nur noch 1.900,00 € zur Verfügung. Beträgt der erstattungsfähige Schaden 1.200,00 €, darf die Vorlage nicht daraus 1.900,00 € machen; der Einbehalt bleibt bei 1.200,00 €.

Netto, brutto und Versicherungsleistung verwechseln

Ein Kostenvoranschlag über 650,00 € netto ist nicht automatisch ein Forderungsbetrag von 650,00 €. Bei 19 % Mehrwertsteuer ergeben sich 773,50 € brutto. Zieht eine Versicherung 300,00 € ab, verbleiben rechnerisch 473,50 €, sofern keine weitere Mieterbeteiligung berücksichtigt wird.

Ein weiterer Fehler ist die pauschale Belastung des Mieters mit normalen Gebrauchsspuren. Abgewohnte Wandfarbe nach gewöhnlicher Nutzung ist nicht dasselbe wie eine dokumentierte starke Nikotinablagerung. Im Beispieldatensatz mit 510,00 € Reparaturkosten brutto sollte deshalb die vorhandene Dokumentation entscheidend sein, nicht allein die Höhe des Betrags.

Brief ohne Anlagen oder falsche Auszahlung

Ein Schreiben ohne Übergabeprotokoll, Fotodokumentation und Kostenvoranschlag lädt zu Rückfragen ein. Ebenso problematisch ist eine Auszahlung auf eine ungeprüfte Bankverbindung. Der Briefgenerator weist im Feld zur Bankverbindung ausdrücklich auf die Prüfung hin; diesen Hinweis solltest Du nicht überspringen.

Nutze die Datei an einem festen Punkt im Ablauf: direkt nach der Wohnungsübergabe legst Du die Fall-ID an, trägst den Schaden ein und lädst Belege in einem gleichnamigen Ordner ab. Bei Übergabe am 02.04.2026 sollte die Erfassung nicht erst Wochen später erfolgen, wenn Fotos und Erinnerungen bereits schwerer zuzuordnen sind.

Eine kurze Routine für jeden Schadensfall

• Vergib eine eindeutige Fall-ID wie SF-2026-005 und nutze sie auch im Belegordner.
• Erfasse am selben Tag Übergabedatum, Feststellungsdatum, Schaden und Beweislage.
• Trage nach Eingang des Kostenvoranschlags Netto- und Bruttowerte ein und prüfe Versicherungsleistung sowie Mieterbeteiligung.
• Setze den Status von Offen auf In Prüfung und nach Versand des Schreibens auf Brief versendet.
• Prüfe vor der Auszahlung in der Übersicht den verbleibenden Betrag und den Anteil der Fälle mit Einbehalt.

Die Datei ist für 110 vorbereitete Zeilen im Blatt Schadensfälle angelegt. Bei zwei Wohnungen und wenigen Schadensfällen reicht diese Struktur meist aus. Bei 30 Einheiten mit mehreren Schäden pro Mieter solltest Du zusätzlich feste Ablagen, Zugriffsrechte und eine Hausverwaltungssoftware prüfen, besonders wenn mehrere Personen gleichzeitig an Vorgängen arbeiten.

Meine Präferenz: Für wenige Fälle bleibt Excel flexibler und schneller als ein umfangreiches System. Sobald Fristen, Rechnungen, Schriftverkehr und Datenschutz für viele Mietverhältnisse zusammenlaufen, ist eine zentrale Software belastbarer als mehrere Kopien der Arbeitsmappe. Personenbezogene Daten solltest Du nur so lange speichern, wie sie für die Abwicklung erforderlich sind, und den Zugriff nach den Grundsätzen der DSGVO begrenzen.