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Mietminderung Excel - Vorlage Kostenlos
Excel-Vorlage für Mietminderung bei defektem Aufzug: Fälle, Fristen, Kaltmiete, Quote, Berechnung und Briefstatus übersichtlich erfassen.
2026-09-17
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Die Excel-Vorlage für eine Mietminderung bei defektem Aufzug erfasst Mieter, Mietobjekt, Ausfallzeitraum, Kaltmiete, Minderungsquote und Briefstatus. Die Datei berechnet je Vorgang einen Orientierungsbetrag und stellt die wichtigsten Briefdaten im Blatt Übersicht zusammen.
Im Blatt Mietminderung stehen 100 vorbereitete Eingabezeilen von Zeile 4 bis 103. Das Blatt Hinweise erklärt die Eingaben und weist ausdrücklich darauf hin, dass die Quote individuell geprüft werden muss.
Die wichtigsten Vorteile dieser Excel-Vorlage
- 100 Vorgänge für defekte Aufzüge lassen sich in einer Datei erfassen.
- Defektbeginn und Defektende werden im Format TT.MM.JJJJ eingetragen und auf eine unlogische Reihenfolge geprüft.
- Die berechnete Minderung berücksichtigt Kaltmiete, Minderungsquote und die berührten Kalendermonate.
- Ein konkretes Beispiel: Bei 950,00 € Kaltmiete und 10 % Quote werden für Januar und Februar 2026 insgesamt 190,00 € berechnet.
- Der Briefstatus kann über eine Auswahlliste auf Entwurf, Versendet, Rückmeldung oder Vereinbart gesetzt werden.
- Die Übersicht zeigt Fälle, Kaltmietensumme, berechnete Minderung, durchschnittliche Quote und versendete Briefe.
- Ein ausgewählter Mieter wird per Suche aus dem Hauptblatt übernommen, damit die Briefdaten nicht erneut abgetippt werden müssen.
Schritt für Schritt: so wird sie genutzt
- Öffne das Blatt Mietminderung. Gelb markierte Felder sind für deine Eingaben vorgesehen.
- Trage in den Spalten A und B Mieter/in sowie Mietobjekt ein, zum Beispiel Thomas Müller und Kastanienallee 18, 10115 Berlin.
- Erfasse in den Spalten C und D den Beginn und das Ende des Aufzugsausfalls als Datum, etwa 12.01.2026 bis 28.02.2026.
- Gib in Spalte E die monatliche Kaltmiete und in Spalte F die individuell geprüfte Minderungsquote als Prozentwert ein.
- Prüfe in Spalte G die automatisch berechnete Minderung. Bei fehlenden Angaben oder einem Enddatum vor dem Startdatum bleibt das Ergebnis leer.
- Setze in Spalte H den passenden Briefstatus. Die Liste enthält Entwurf, Versendet, Rückmeldung und Vereinbart.
- Wechsle zur Übersicht, wähle in B11 einen Mieter aus und kontrolliere die übernommenen Angaben vor der Briefvorbereitung.
Enthaltene Funktionen
Das Blatt Mietminderung enthält die Spalten Mieter/in, Mietobjekt, Defekt ab, Defekt bis, Kaltmiete / Monat, Minderungsquote, Berechnete Minderung und Briefstatus.
Die Berechnung in Spalte G prüft fehlende Werte, ein falsches Datumsintervall und rundet das Ergebnis auf zwei Nachkommastellen.
Die Monatsberechnung verwendet die berührten Kalendermonate: Januar bis Februar zählen daher als zwei Monate.
Datumsfelder akzeptieren Werte vom 01.01.1900 bis 31.12.9999; Kaltmiete und Quote sind als Dezimalwerte angelegt.
Die Briefstatus-Auswahl verhindert unterschiedliche Schreibweisen und hält die Vorgänge einheitlich.
Die Übersicht nutzt COUNTIF, SUM, AVERAGE und VLOOKUP für Kennzahlen und die Vorgangsauswahl.
Das Blatt Hinweise erklärt Defektzeitraum, Berechnung, Minderungsquote, Briefinhalt und rechtliche Prüfung.
Wer eine Aufzugsminderung mit Excel vorbereitet
Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung braucht die Liste meist dann, wenn der Aufzug im Mehrfamilienhaus mehrere Wochen ausfällt. Eine Hausverwalterin kann damit mehrere betroffene Mietparteien getrennt dokumentieren, während ein Mieter die Datei zur Vorbereitung eines eigenen Schreibens nutzt. Bild 1 zeigt dafür das Blatt Mietminderung mit den acht Spalten von Mieter/in bis Briefstatus.
Die Vorlage passt besonders zu Fällen, in denen der Defektzeitraum feststeht. Im Beispiel Thomas Müller beginnt der Ausfall am 12.01.2026 und endet am 28.02.2026. Bei 950,00 € Kaltmiete und einer eingetragenen Quote von 10 % ergibt die Datei 950,00 € × 10 % × 2 Monate = 190,00 €.
Die Vorgänge bleiben einzeln nachvollziehbar
Jede Zeile bildet einen Vorgang ab. Bei Anna Schmidt stehen beispielsweise 1.250,00 € Kaltmiete, eine Quote von 15 % und der Zeitraum 01.02.2026 bis 30.04.2026; die Orientierungssumme beträgt 562,50 €. Das ist keine automatisch festgelegte Rechtsfolge, sondern das Ergebnis der eingegebenen Quote und der Monatslogik.
Für einen Vermieter mit zwei Wohnungen ist diese Einzelzeile oft ausreichend. Bei zehn oder mehr Fällen hilft zusätzlich die Filterzeile von A3 bis H103, um nach Mietern, Zeiträumen oder Briefstatus zu suchen.
Welche Regeln bei einem defekten Aufzug gelten
Ein nicht nutzbarer Aufzug kann nach § 536 BGB einen Mangel der Mietsache darstellen. Die Mietminderung tritt bei einer erheblichen Beeinträchtigung grundsätzlich kraft Gesetzes ein; die konkrete Höhe hängt aber von den Umständen ab. Eine pauschale Aufzugsquote ist in der Datei deshalb bewusst nicht hinterlegt.
Entscheidend sind unter anderem Stockwerk, Dauer, betroffene Personen und die tatsächliche Nutzbarkeit. Bei einer Kaltmiete von 1.000,00 € und einer rechtlich begründeten Quote von 10 % wären 100,00 € pro betroffenem Monat ein Rechenwert. Die Vorlage berechnet jedoch nach berührten Kalendermonaten, nicht tagegenau: Januar bis März ergeben dort drei Monate.
Was in den Brief gehört
Der Brief sollte Mietobjekt, Mangelbeschreibung, Beginn des Ausfalls, die verlangte Quote, den Berechnungsbetrag und das Datum enthalten. Eine angemessene Frist zur Beseitigung ist ebenfalls sinnvoll; im Blatt Hinweise wird dieser Briefinhalt ausdrücklich genannt.
Bei einem Ausfall vom 05.03.2026 bis 31.03.2026 zählt die Datei einen Monat. Bei 890,00 € Kaltmiete und 5 % Quote entstehen 44,50 €. Für die tatsächliche Durchsetzung bleibt die individuelle rechtliche Bewertung maßgeblich; die Excel-Datei ist eine Organisations- und Rechenhilfe.
Wo die Berechnung im Aufzugsschreiben schiefgeht
Der teuerste Fehler ist eine frei erfundene Minderungsquote. Bei 1.200,00 € Kaltmiete macht ein Unterschied zwischen 5 % und 15 % bereits 120,00 € pro Monat aus. Für drei berührte Kalendermonate liegen die beiden Rechenwerte bei 180,00 € beziehungsweise 540,00 €.
Falsche Zeiträume verändern den Betrag
Trägst du den 01.02.2026 statt des tatsächlichen 12.02.2026 ein, behandelt die Vorlage beide Angaben als Februar. Noch problematischer ist ein Enddatum vor dem Startdatum: Die Formel lässt das Ergebnis dann leer, damit kein negativer oder scheinbar plausibler Betrag im Brief landet.
Ein weiterer Fehler ist die Verwechslung von Kaltmiete und Warmmiete. Die Spalte heißt ausdrücklich Kaltmiete / Monat. Bei 900,00 € Kaltmiete, 250,00 € Vorauszahlung und 10 % Quote darf die Rechnung nicht auf 1.150,00 € angewendet werden; sonst wären es 115,00 € statt 90,00 € monatlicher Rechenwert.
Der Briefstatus darf nicht fehlen
Bleibt ein Vorgang auf Entwurf, obwohl das Schreiben bereits versendet wurde, stimmt die Kennzahl Briefe versendet in der Übersicht nicht. Bei fünf Fällen mit zwei tatsächlich versendeten Briefen zeigt die Übersicht nur dann 2, wenn der Status in Spalte H korrekt gepflegt ist.
Wie die Vorlage zur festen Aufzugsroutine wird
Lege für jeden gemeldeten Aufzugsausfall sofort eine neue Zeile an, auch wenn die Quote noch nicht feststeht. Trage zunächst Mieter, Objekt und Defektbeginn ein und ergänze das Enddatum erst nach der Reparatur. So bleiben auch laufende Fälle sichtbar.
Ein fester Ablauf spart Nacharbeit
Praktisch ist eine kurze Prüfung an drei Zeitpunkten: am Tag der Meldung, am Reparaturtag und vor dem Versand des Briefs. Bei einem Haus mit sechs Parteien dauert die Kontrolle von sechs Zeilen meist weniger als zehn Minuten, verhindert aber fehlende Enddaten oder falsche Statusangaben.
- Speichere die Reparaturmeldung oder den Schriftverkehr mit dem Datum des Defektbeginns.
- Prüfe Kaltmiete und Minderungsquote getrennt, bevor du den berechneten Betrag übernimmst.
- Wähle in der Übersicht den betreffenden Mieter und vergleiche alle acht Felder mit dem Vorgang.
- Setze den Status erst nach dem tatsächlichen Versand auf Versendet.
Bild 2 zeigt die Übersicht mit fünf Kennzahlen und der Auswahl eines einzelnen Vorgangs. Bild 3 enthält die Hinweise zum Briefinhalt und zur rechtlichen Prüfung. Bei mehreren Objekten und mehr als 100 Vorgängen oder wenn Fristen, Dokumente und Kommunikation gemeinsam verwaltet werden müssen, reicht diese einfache Liste nicht mehr aus; dann ist Hausverwaltungssoftware die bessere Lösung.
Häufige Fragen zu dieser Vorlage
Die Datei hinterlegt keine pauschale Quote. Du trägst die individuell geprüfte Minderungsquote in Spalte F ein. Bei 950,00 € Kaltmiete und 10 % ergeben sich rechnerisch 95,00 € je berührtem Kalendermonat.
Nein. Die Formel zählt die berührten Kalendermonate. Ein Zeitraum vom 12.01.2026 bis 28.02.2026 wird deshalb als zwei Monate berechnet, nicht nach einzelnen Tagen.
In Spalte E gehört die monatliche Kaltmiete, nicht die Warmmiete. Bei 900,00 € Kaltmiete und 250,00 € Vorauszahlungen wird die Quote auf 900,00 € angewendet.
Fehlt ein Datum oder liegt das Enddatum vor dem Startdatum, bleibt die berechnete Minderung leer. Prüfe deshalb Spalten C und D anhand der Reparaturmeldung oder des Schriftverkehrs.
Nein. Die Datei bereitet die Angaben vor, erzeugt aber keinen fertigen Brief. Das Blatt Hinweise nennt die erforderlichen Inhalte: Mietobjekt, Mangelbeschreibung, Zeitraum, gewünschte Minderung, Datum und angemessene Frist.
Die Übersicht zeigt erfasste Fälle, die Summe der Kaltmieten, die Summe der berechneten Minderungen, die durchschnittliche Quote und versendete Briefe. Über die Mieterauswahl in B11 werden die Daten eines Vorgangs per VLOOKUP übernommen.
Wer diese Vorlage erstellt hat