Schreiben an Mieter Treppenhausreinigung Excel - Vorlage Kostenlos

1. Öffne das Blatt Reinigungsplan und prüfe zunächst die sechs vorhandenen Datensätze für die Wohnanlage Musterstraße 12 in Berlin.
2. Ersetze die Beispielnamen, Wohnungsnummern und Etagen durch deine tatsächlichen Mieterdaten. Ändere auch die Kalenderwochen, wenn dein Turnus nicht am 20.07.2026 beginnt.
3. Lege für jede Partei die Woche Beginn und Woche Ende fest. Eine Woche von 20.07.2026 bis 26.07.2026 umfasst sieben Reinigungstage.
4. Setze den Status nach der Ausführung auf Erledigt oder lasse ihn bei Ausstehend, wenn die Reinigung noch nicht erfolgt ist.
5. Trage nach der Kontrolle durch den Hausmeister Ja oder Nein in der entsprechenden Spalte ein und ergänze bei Bedarf eine Bemerkung.
6. Öffne das Blatt Anschreiben, passe Anrede, Hausordnung, Frist und Ansprechpartner an und teile den Mietern den verbindlichen Ablauf schriftlich mit.
7. Nutze Übersicht und Hinweise, um die Planung vor dem Aushang oder Versand noch einmal zu prüfen. Speichere anschließend eine Version mit Datum, damit spätere Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Der Wochenwechsel bei sechs Parteien

Ein Schreiben an Mieter zur Treppenhausreinigung brauchst du meist nicht isoliert, sondern zusammen mit einem belastbaren Plan. Bei einer kleinen Wohnanlage mit sechs Parteien entsteht sonst schnell die Diskussion, wer in dieser Woche zuständig war. Das Blatt Reinigungsplan bildet genau diesen Ablauf ab: Thomas Müller ist für 20.07.2026 bis 26.07.2026 eingetragen, Anna Schmidt für 27.07.2026 bis 02.08.2026.

Bild 1 zeigt die neun Spalten des ersten Tabellenblatts: Lfd. Nr., Mieter, Wohnung Nr., Etage, Woche Beginn, Woche Ende, Status, Kontrolle durch den Hausmeister und Bemerkung. Diese Kombination ist für den privaten Vermieter mit einer Eigentumswohnung ebenso brauchbar wie für einen Kleinvermieter mit drei Mietwohnungen, sofern die Parteien im selben Haus reinigen.

Vom Aushang bis zur Kontrolle

Die WEG-Verwalterin nutzt den Plan typischerweise vor dem Aushang im Hausflur oder vor dem Versand des Anschreibens. Bei der jährlichen Eigentümerversammlung kann sie außerdem zeigen, ob die vereinbarte Eigenleistung funktioniert oder ob eine externe Reinigungskraft wirtschaftlicher wäre. Ein Hausverwalter mit 30 Einheiten sollte die Datei dagegen je Objekt führen; sechs Zeilen reichen für ein größeres Portfolio nicht aus.

Das Blatt Anschreiben ist der Kommunikationsbaustein, das Blatt Übersicht dient als kompakter Blick auf die Planung und Hinweise erklärt die Verwendung. Bild 2 zeigt die Übersicht, Bild 3 das Anschreiben und Bild 4 die Hinweise. Für einen Mieterwechsel kopierst du den betroffenen Datensatz nicht blind, sondern ersetzt Name, Wohnung und Zeitraum.

Ein konkreter Ablauf

Bei 72 m² Wohnfläche und 320 € monatlicher Nebenkostenvorauszahlung gehört die Treppenhausreinigung nicht automatisch zur persönlichen Mieterpflicht. Steht die Eigenreinigung aber wirksam im Mietvertrag oder in einer einbezogenen Hausordnung, teilst du die sechs Parteien im Wochenrhythmus ein. Meine klare Empfehlung: Der Hausmeister kontrolliert wöchentlich mit Ja oder Nein, weil eine reine Unterschriftenliste bei Streit über eine verschmutzte Etage kaum hilft.

Die Pflicht muss vereinbart sein

Nach § 535 BGB trägt grundsätzlich der Vermieter die Erhaltung der Mietsache. Eine Pflicht des Mieters zur Treppenhausreinigung entsteht deshalb nicht allein dadurch, dass du einen Plan in Excel erstellst. Sie muss im Mietvertrag oder in einer wirksam einbezogenen Hausordnung nachvollziehbar vereinbart sein. Ein nachträgliches Schreiben kann den Ablauf erklären, aber keine neue Hauptpflicht einseitig schaffen.

Prüfe zuerst, ob dort Etagen, Handläufe, Fenster, Kellerzugang und Häufigkeit genannt sind. Eine Formulierung wie monatliche Reinigung des Treppenhauses lässt mehr Streit zu als ein Plan mit sieben Tagen, Zuständigkeit und Kontrollfeld. Bei sechs Parteien sollte außerdem klar sein, ob jede Wohnung eine Woche übernimmt oder ob Erdgeschoss und Dachgeschoss wegen unterschiedlicher Flächen anders behandelt werden.

Eigenleistung oder umlagefähige Fremdreinigung

Vergibst du die Arbeit an einen Dienstleister, kann Gebäudereinigung nach § 2 Nr. 9 BetrKV grundsätzlich zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören, wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Verwaltung, Instandhaltung und Reparaturen gehören dagegen nicht in diese Position. Kostet die Fremdreinigung 180 € monatlich, wären das bei sechs gleich großen Wohnungen zunächst 30 € je Partei und Monat; der Umlageschlüssel aus dem Mietvertrag bleibt entscheidend.

Bei vereinbarter Eigenreinigung kannst du nicht einfach dieselben 180 € als fiktive Kosten abrechnen. Das Schreiben sollte daher sauber zwischen Dienstplan und Betriebskostenabrechnung unterscheiden. Bei der Nebenkostenabrechnung gilt zusätzlich die 12-Monats-Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB, die mit der Organisation des Putzdienstes nichts verwechselt werden darf.

Hausordnung und Datenschutz

Eine Hausordnung darf den praktischen Turnus konkretisieren, aber keine überraschenden oder unzumutbaren Pflichten einführen. Speichere Namen, Wohnungsnummern und Kontrollangaben nur für den Verwaltungszweck und beachte die DSGVO; ein öffentlicher Aushang mit unnötigen persönlichen Daten ist schlechter als ein Plan, der nur Wohnung und Zuständigkeit nennt.

Meine Position: Wenn die Klausel unklar ist oder regelmäßig Ausfälle entstehen, ist eine feste Reinigungskraft meist sauberer als Abmahnungen und Nachkontrollen. Bei 30 € monatlichem Anteil pro Wohnung kann die Fremdvergabe günstiger sein als mehrere Stunden Streit und Verwaltungsaufwand.

Der Plan ersetzt keine Vertragsgrundlage

Der teuerste Fehler ist ein Schreiben, das eine neue Reinigungspflicht behauptet, obwohl der Mietvertrag keine entsprechende Klausel enthält. Der Mieter muss dann nicht deshalb wöchentlich putzen, weil sein Name in einer Excel-Tabelle steht. Bei sechs Wohnungen und einer angesetzten Fremdreinigung von 180 € monatlich können schnell 2.160 € Jahreskosten entstehen, wenn du die Eigenleistung erwartest, aber keine wirksame Grundlage hast.

Ein zweiter Fehler ist die unklare Aufgabe. Treppen fegen, wischen, Geländer reinigen und Kellerflur kontrollieren sind unterschiedliche Tätigkeiten. Fehlt die Beschreibung, erklärt ein Mieter die sichtbare Reinigung der Stufen für erledigt, während der Hausmeister den verschmutzten Handlauf beanstandet. Das kostet pro Woche vielleicht nur 20 Minuten, erzeugt aber bei 52 Wochen 17 Stunden unnötige Nacharbeit.

Falscher Zeitraum und falscher Adressat

In Bild 1 sind Beginn und Ende als konkrete Daten angelegt. Übernimmst du den Turnus ohne Prüfung, kann ein Mieter am 26.07.2026 zuständig sein und die nächste Partei bereits am selben Tag angesprochen werden. Ein Datum wie 20.07.2026 bis 26.07.2026 ist deshalb besser als die bloße Angabe Kalenderwoche 30, besonders bei Mieterwechseln und Ferien.

Schreibe außerdem nicht pauschal an alle, wenn nur eine Wohnung betroffen ist. Eine falsche Mahnung an Anna Schmidt, obwohl ihr Zeitraum erst am 27.07.2026 beginnt, beschädigt die Nachvollziehbarkeit. Nutze die Spalten Wohnung Nr. und Etage gemeinsam; bei zwei Wohnungen im 1. OG ist der Name allein als Zuordnung zu schwach.

Kontrolle und Kosten nicht vermischen

Der Status Ausstehend bedeutet nicht automatisch eine Pflichtverletzung. Vielleicht ist die Woche noch nicht beendet oder der Mieter war wegen eines berechtigten Ausfalls verhindert. Erst wenn der Zeitraum vorbei ist und die Spalte Kontrolliert durch Hausmeister auf Nein bleibt, hast du einen konkreten Prüfpunkt.

Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nicht als Treppenhausreinigung in die Betriebskostenabrechnung. Eine Reparatur der beschädigten Fliese über 240 € ist keine Reinigungsleistung. Trenne solche Belege vom Anschreiben, sonst wird aus einem einfachen Organisationsfehler eine anfechtbare Abrechnung und möglicherweise eine Rückzahlung an den Mieter.

Ein fester Termin nach dem Wochenwechsel

Lege die Prüfung des Plans auf einen festen Wochentag, etwa jeden Montagmorgen. Dann kontrollierst du, ob der Zeitraum 20.07.2026 bis 26.07.2026 erledigt ist, setzt den Status auf Erledigt und vermerkst die Hausmeisterkontrolle. Bei sechs Parteien dauert dieser Abgleich weniger als zehn Minuten, verhindert aber, dass drei offene Wochen erst vor der nächsten Eigentümerversammlung auffallen.

Kopiere vor dem neuen Turnus das Blatt als Arbeitsversion und benenne die Datei mit Objekt und Datum. Das Original bleibt unverändert. Ich würde pro Haus eine Datei führen und nicht alle Wohnungen verschiedener Objekte in eine lange Liste schreiben; bei 30 Einheiten wird die Suche nach dem richtigen Ansprechpartner sonst fehleranfällig.

Saubere Eingabe statt nachträglicher Reparatur

• Nutze für Status nur Erledigt oder Ausstehend und für die Kontrolle nur Ja oder Nein.
• Schreibe Datumswerte einheitlich als TT.MM.JJJJ, also beispielsweise 27.07.2026 und 02.08.2026.
• Halte Sonderfälle wie Urlaub oder Schlüsselübergabe in Bemerkung fest, statt den Namen aus dem Plan zu löschen.
• Versende das Blatt Anschreiben als eigene Mitteilung und bewahre die ausgefüllte Tabelle intern auf, wenn der Aushang nicht alle Mieterdaten zeigen soll.

Die farblich abgesetzten Eingabefelder und die klare Kopfzeile helfen beim Ausfüllen. Bild 2 bis Bild 4 prüfst du vor dem Versand: Die Übersicht sollte zum Reinigungsplan passen, das Anschreiben muss den tatsächlichen Turnus nennen, und die Hinweise dürfen nicht mit objektbezogenen Mieterdaten vermischt werden.

Wann Excel nicht mehr reicht

Für sechs Parteien ist diese Vorlage ausreichend. Wenn du mehrere Häuser, tägliche Vertretungen, automatische Erinnerungen oder mehr als 10.000 Vorgänge verwalten musst, ist eine Hausverwaltungssoftware sinnvoller. Der Wechsel lohnt sich spätestens dann, wenn du monatlich mehrere Stunden damit verbringst, Statusänderungen, E-Mails und Nachweise aus verschiedenen Dateien zusammenzuführen.

Bei einer Fremdfirma mit 180 € Monatsrechnung solltest du zusätzlich Beleg, Leistungszeitraum und Auftrag getrennt ablegen. Bei Eigenreinigung bleibt der Excel-Plan das operative Kontrollblatt; die vertragliche Grundlage und eine eventuelle Betriebskostenumlage gehören in die jeweiligen Verwaltungsunterlagen.